Акт передачі документів - коли і навіщо він потрібен
Висновок будь-якої угоди вимагає документального підтвердження. Крім складання необхідних документів, часто потрібно передавати офіційні папери від однієї фізичної або юридичної особи іншій. Така передача є юридичною процедурою і вимагає необхідного письмового оформлення. Документальним свідченням відбувся події є акт передачі документів, складений за певною формою і підписаний всіма учасниками.
Такий акт юридично обґрунтований тільки за умови складання відповідно до правил діловодства та наявності всіх необхідних підписів. Єдиного банку або уніфікованої форми на всі випадки не існує, так як ситуації, що вимагають передачі документів, дуже різноманітні. Тому форма даного документа в кожній конкретній ситуації своя.
У загальному випадку документ складається з трьох обов`язкових частин. Перша частина, відразу після назви "Акт прийому-передачі документів" (Зразок, як правило, свій для кожного виду документів), дати і місця складання, містить реквізити передавальної і приймаючої сторін. Для фізичних осіб це ПІБ і дані паспорта, для організацій - повне найменування і дані представників. Якщо документи передаються між різними підрозділами однієї організації, потрібно вказувати назви структурних підрозділів (передавального і приймаючої), а також прізвища представників.
У другій частині акт передачі містить власне перелік переданих документів із зазначенням порядкових номерів і реєстраційних даних, що відображаються в документах обліку. Найзручніше такий список оформити у формі таблиці.
В останній частині акта повинно бути зазначено кількість складених примірників і поставлені підписи сторін. Для представників організацій поряд з підписом необхідно вказати посади і привести розшифровку підписів. Акт також повинен бути обов`язково завірений печаткою організації.
У разі передачі особливо важливих документів акт передачі складається спеціальною комісією, створеною наказом керівника. У цьому випадку в обов`язковому порядку наводяться підписи, прізвища та посади всіх членів комісії.
Зворотній передача документів можлива тільки за спеціальною заявкою встановленого зразка з перерахуванням переданих документів. Якщо частина документів втрачено, це також слід відобразити в заявці.
У яких же випадках повинен складатися акт передачі? В кадровому документообігу передача документів від одного співробітника до іншого проводиться в випадках виходу у відпустку, звільнення, переходу в інший відділ. Крім того, даний акт складається при здачі документів до архіву на зберігання або при знищенні. Вся необхідна інформація про рух документів відбивається в спеціальному журналі або папці. Акт передачі і прийому документів повинен містити повний їх перелік незалежно від кількості листів або томів.
Для юридично грамотного і правильно складеного акту передачі кадрова служба організації повинна мати у своєму розпорядженні списком необхідних нормативних документів. До обов`язкових документів кадрової служби відносяться положення про оплату праці, правила внутрішнього розпорядку, трудовий договір, штатний розклад, накази по особовому складу, графіки відпусток, особові картки працівників і їхні трудові книжки, заяви працівників на відпустку і звільнення і ряд інших.
Особливо відповідальний процес - прийом і передача трудових книжок, в разі втрати яких процес відновлення пов`язаний з чималими труднощами. Також найважливішим документом є книга обліку трудових книжок, що містить підписи як співробітників, так і звільнених. Передачу трудових книжок рекомендується проводити у формі окремого додатка до акта із зазначенням серії та номера кожної книжки, включаючи відмову.
В окремих випадках передбачена передача копій документів, в основному це відноситься до секретних або правовстановлюючим документам або документів суворої звітності.
У разі втрати певних документів і виникнення розбіжностей з цього приводу акт прийому-передачі є основним юридичною підставою вирішення спорів. Тому так важливо його правильне оформлення, краще, якщо воно буде проводитися фахівцем, що має досвід роботи з документами.
