Акт прийому-передачі документів - важливий документ або формальність?
Акт прийому-передачі документів є видом офіційного паперу, в якій відбувається фіксування передачі з одних рук в інші ділової документації. Даний документ - невід`ємна складова будь-якого договору, що укладається між контрагентами. Акт складається на прохання компанії, яка потребує такої папері.
Як і будь-який інший документ, дана офіційна папір має юридичну силу. Так що, якщо після того, як сторони підпишуть акт прийому-передачі, між контрагентами виникнуть якісь суперечки про раніше підписаних угодах, суд обов`язково врахує наявність коректно складеного документа даного формату.
Важливо відзначити, що законами нашої країни не передбачена офіційно встановлена форма даного паперу. Тому будь-яке підприємство має повне право розробити типовий акт прийому-передачі самостійно, дотримуючись при цьому рекомендацій ГОСТ 6.30 - 2003 в якому представлені позиції, які обов`язково повинні бути відображені в документі. Самостійно розроблений підприємством акт обов`язково містить такі реквізити:
- найменування (назва) документа;
- поточна дата і місце складання;
- повне найменування підприємства, яке склало акт прийому-передачі документів;
- ПІБ і найменування посади особи, який безпосередньо займається складанням даного паперу;
- повне найменування підприємства, якому цей акт прийому-передачі адресований;
- ПІБ і найменування посади особи, якій цей документ адресований;
- список документів, які передаються від однієї особи іншій особі;
- реєстраційні номери, які присвоєні додатків;
- підписи відповідальних осіб, які передали і які отримали папір;
- відбиток печатки підприємства, що склала акт прийому-передачі документів.
Обов`язково необхідно вказати кількість примірників того або іншого документа, що передаються. Найбільшу увагу треба приділяти паперів, що передаються в оригіналі. Це також відображається в акті на той випадок, якщо документи загубляться, і доведеться в вищих органах проводити розгляд. Тому бажано, щоб уникнути втрати з усіх переданих цінних паперів знімати копії.
Оскільки даний акт - двосторонній документ, його потрібно складати в двох примірниках. Перший залишиться у підприємства, яке документ склало, а другий передається тому підприємству, для якого акт прийому-передачі і призначається.
Акт прийому-передачі справ
При проведенні перевірки співробітник, який приймає справи, не має можливості перевірити стан бухобліку в повній мірі. А який звільнився головний бухгалтер дуже часто залишає після себе масу недоробленої роботи і зроблених помилок. Новий головний бухгалтер при цьому не бажає брати на себе чужу відповідальність.
Найочевидніше рішення - запрошення аудиторів. На дату звільнення колишнього головбуха вони проведуть перевірку і представлять повний звіт про фінансовий стан компанії і порушеннях, ними виявлених. Але запрошення аудиторів справа дорога, не кожен керівник погодиться оплачувати їхні послуги, тим більше що головбух не один раз може помінятися. Так що найчастіше перевірка проводиться своїми силами.
Для цього складається акт прийому-передачі (шаблон вибирає саме підприємство). Акт повинен бути підписаний керівником, головбухом, передає справи, тим, хто справи приймає (черговий головбух або особа, яка виконує його обов`язки) і членами комісії. Складається два примірники такого акту. Один залишають в бухгалтерії компанії, інший віддається тому, хто передає справи.
По суті акт прийому-передачі справ при звільненні - це перелік прийнятих документів і виявлених під час перевірки порушень. Стан справ він відображає на момент передачі. Зазвичай акт має дві частини - загальну й основну. Найчастіше такий акт прийому-передачі справ складають при звільненні бухгалтера і директора.
