Інвентаризаційний опис
Кожна організація зобов`язана проводити періодичну опис активів (матеріалів, основних засобів, інших цінностей). Результати перевірки вносяться в спеціальний документ. Бланки інвентаризаційних описів (форма № інв-1, -3, -5, -8а, -16) зберігаються в бухгалтерії, їх можна взяти в вищестоящої організації або скачати в інтернеті.
Інвентаризаційний опис складається для перевірки відповідності наявних цінностей і правильності бухгалтерського обліку. Цей документ здатний об`єктивно відобразити фактичну наявність товарних і матеріальних цінностей на всіх етапах їх зберігання і руху на підприємстві.
Методичні вказівки по інвентаризації вимагають її проведення в кілька етапів. Кожен супроводжується складанням первинних документів (Наказ про проведення, описи, акти). Після цього порівнюються результати перевірки з даними бухобліку (порівняльні відомості). Щоб оформити підсумки опису незакінчених ремонтів, майбутніх витрат, наявності цінних паперів, грошей або бланків суворої звітності використовуються єдині регістри.
Інвентаризаційний опис повинна оформлятися строго відповідно до вимог її ведення. До початку проведення інвентаризації особи, відповідальні за результати її проведення, повинні написати розписку, включену в заголовну частину форми.
Складається опис у двох примірниках (один - для бухгалтерії, другий - для перевіряючих органів). Підписується відповідальними матеріально особами після особистої перевірки даних бухобліку і порівняння їх з фактичною наявністю знаходяться в розпорядженні організації матеріальних цінностей.
При заповненні бланка не повинно залишатися порожніх рядків. В поле «Найменування організації» вказується форма власності і повна назва фірми (наприклад, Товариство з додатковою відповідальністю «Альянс»). Тут же вказується код підприємства за ЄДРПОУ (він прописаний в облікових документах).
У наступному нижче поле необхідно позначити структурний підрозділ (Управління, цех, відділ). Якщо підприємство використовує для позначення цих підрозділів коди, то необхідно вказати їх. Потім проставляється код за КВЕД.
Обов`язково необхідно прописати підставу проведення інвентаризації (розпорядження, наказ керівника - форма N інв-22). Згідно з цим наказом виставляються офіційні дати початку і завершення проведення перевірки.
Графа «Код операції» заповнюється лише в тому випадку, якщо підприємство застосовує кодування, в іншому випадку проставляється прочерк.
Інвентаризаційний опис вимагає внесення в неї цінностей з порядковими номерами. Біля кожного пункту проставляється дата проведення перевірки, а також вказується, в чиїй власності знаходиться описана цінність.
У графі «2» опису вказують код, що відображає залишки цінностей (01 - основні засоби, 10 - матеріали і т.д.).
Крім цього необхідно перераховувати характеристики активів, їх вид, сорт, одиниця виміру, інвентарні номери та номери паспортів, вартість одиниці.
У графі «Фактичне наявність» вказується сума і кількість цінностей, підсумовуються залишки. Після цього заповнюється графа «Разом», проставляються підписи відповідальних осіб.
Потім інвентаризаційний опис передається в бухгалтерію, щоб можна було уточнити значаться на балансі залишки. Після вказівки всіх наявних залишків бухгалтер запевняє відомості своїм підписом.
У тих випадках, коли після складання опису виявляються розбіжності даних, складається порівняльна інвентаризаційна відомість (форма інв-18 і -19).
При виявленні зіпсованих або непридатних для подальшого використання в роботі цінностей, готових виробів або матеріалів складаються відповідні акти.
У разі, якщо обробка даних з обліку цінностей автоматизована, форма опису видається комісії на паперовому або машинному носії з уже заповненими даними по графами №№ 1-9. Далі відповідальні особи комісії вносять дані в графу 10 про наявність цінностей.
