Інвентаризація грошових коштів
Інвентаризація грошових коштів передбачає перевірку відповідності наявних грошей і суми, яка позначена в звітності. Таке звіряння виробляється на підприємстві регулярно, періодичність визначається керівником організації і закріплюється в її облікову політику.
Інвентаризація грошових коштів в касі зобов`язує касира на час звірки припинити видачу грошей і прийом платіжних документів. Крім того, касир несе особисту відповідальність за збереження грошових знаків і правильність ведення всієї документації. Касир підприємства не має права тримати особисті речі на робочому місці, особливо гроші. Будь-яка сума надлишку оприбутковується інвентаризаційною комісією і поверненню не підлягає. Про це матеріально відповідальна особа повинна бути поінформована при вступі на посаду.
Інвентаризація грошових коштів проводиться спеціально організованої інвентаризаційною комісією на підставі наказу керівника підприємства. У цю комісію включають головного бухгалтера, голови адміністрації предпріятітя, ну і звичайно, матеріально відповідальна особа. При необхідності до складу комісії входять незалежні аудиторські фірми, які контролюють непрістрастность і правильність проведення даної процедури. За підсумком заповнюється акт інвентаризаційної перевірки.
До початку проведення звірки касир зобов`язаний скласти останній касовий звіт, потім написати розписку про те, що всі платіжні документи здані комісії з виконанням правил. Тільки після дотримання формальностей інвентаризаційна комісія приступає до перевірки документів. В першу чергу звіряються заповнені документи з встановленими зразками і контролюється вірність заповнення основних регістрів. Особлива увага приділяється касовій книзі, так як всі записи в ній повинні бути обгрунтовані первинною документацією. Крім того, що книга повинна бути правильно оформлена, вона повинна мати належний зовнішній вигляд, тобто перевіряється наявність печатки, всіх необхідних підписів, шнурівки і нумерації сторінок.
У касі кожного підприємства існує ліміт готівкових коштів, перевищення якого допускається тільки в разі видачі заробітної плати, коштів на відрядження, допомог і стипендій. Сума, що перевищує визначений обслуговуючим банком ліміт, може перебувати в касі тільки з підтверджуючими її доцільність документами і на строк не більше трьох днів. Після перевірки документації і при дотриманні касиром правил її ведення здійснюється перерахунок готівки.
Методика проведення аудиту грошових коштів
Всі грошові знаки перераховуються покупюрно. Як правило, суми в касі чималі, тому комісія зобов`язана скласти опис для фіксування суми купюр кожного гідності. У цьому документі, так само як і в акті інвентаризації, повинні стояти підписи всіх учасників перевірки. За результатом проведеного перерахунку можна судити про наявність зайвої суми або її нестачі. Інформація з цього приводу зазначається в акті за підписом матеріально відповідальної особи.
Касир зобов`язаний в письмовій формі пояснити всі виявлені порушення і здати доповідь комісії. Коли інвентаризація грошових коштів закінчена, складається заключний акт з докладним описом результатів. Він зазвичай заповнюється в декількох примірниках, адже один вручається матеріально відповідальній особі в якості доказу у разі незгоди з комісією, а інший відправляється в бухгалтерію. Комісія повинна доповісти керівнику про проведену роботу та її результаті.
Інвентаризація грошових коштів повинна здійснюватися при кожному знятті з посади касира і заміні його іншим працівником. В даному випадку акт про результати перевірки складається у трьох примірниках. Один віддається касиру, другий претенденту на його місце, тобто заміщає працівнику, а третій, як і належить, відправляється в бухгалтерію.
