Касова книга, її види та оформлення
Відповідно до російського законодавства всі організації, в тому числі всі суб`єкти підприємницької діяльності, повинні в обов`язковому порядку для зберігання своїх вільних грошових коштів користуватися послугами банків. А їх розрахунки з іншими юридичними особами в більшості випадків повинні здійснюватися по безготівковим розрахунком. А ось все надходження і видачу готівки в національній грошовій одиниці вони зобов`язані враховувати в касовій книзі. Причому касова книга повинна вестися всіма без виключень організаціями та суб`єктами господарської діяльності (далі - організації), включаючи індивідуальних підприємців, які за родом своєї діяльності мають справу з готівкою.
Кожною організацією, яка є юридичною особою і має касу, ведеться єдина касова книга, призначена для обліку всіх вироблених нею операцій з готівковими коштами в національній валюті. При цьому не враховуються операції, вироблені відокремленими підрозділами організації, які мають свою касу. Кожним таким підрозділом ведеться окрема власна касова книга, оформлена і видана організацією, до складу якої воно входить.
Загальне оформлення касової книги зазвичай покладається на касира організації. Їм оформляється титульна її сторінка, пронумеровуються листи, після цього касова книга обов`язково прошнуровується і завіряється печаткою організації та підписом її керівника і головбуха.
Ведення касової книги також входить в обов`язки касира, який повинен все записи вносити в неї в двох примірниках (з використанням копіювального паперу). Аркуші касової книги розділені на дві частини - невідривну і відривну. Перший примірник (невідривна частина), так званий «Вкладний лист» повинен залишатися в самій касовій книзі. Другий примірник (відривна частина) є «Звітом касира» і являє собою документ, відповідно до якого касир звітує про рух грошових коштів в касі. Перший і другий примірники, природно, повинні бути ідентичними і мати єдину нумерацію.
З огляду на, що в сучасних умовах бухгалтерська документація в основному ведеться з використанням комп`ютерної техніки, в організаціях може вестися і касова книга в електронному вигляді. Однак для цього повинні бути виконані три необхідні умови. По-перше, повинна бути придбана ліцензійна комп`ютерна програма для ведення касової книги, узгоджена з відповідними регулюючими і контролюючими органами. По-друге, забезпечена необхідна захист комп`ютера і безпосередньо самої програми від несанкціонованого доступу до них. І, нарешті, по-третє, касир повинен бути навчений принципам роботи з такою програмою.
Сама ж програма для ведення касової книги повинна забезпечувати не тільки візуальне відображення її змісту на моніторі, а й роздруківку тих же документів, наявність яких вимагається і в звичайній касовій книзі, а саме «Вкладного листа» і «Звіту касира». Крім того, програма повинна забезпечувати автоматичну нумерацію сторінок книги, причому, не допускаючи втручання касира.
Після закінчення кожного календарного року (або в інші терміни, якщо виникає така необхідність) все, раніше щодня роздруковані «Вкладні аркуші», підшиваються в відповідному порядку в книгу, яка завіряється так само, як і звичайна касова книга. Крім того, в ті ж терміни, касова книга в електронному вигляді повинна бути перенесена на електронний носій і передана на зберігання в архів організації.
Контроль за правильністю ведення касової книги відповідним наказом повинен бути покладений на головного бухгалтера або, в разі необхідності, на іншого відповідального працівника.
