Документи касові: оформлення, перевірка, зберігання. Порядок оформлення первинних касових документів
Касовими документами є папери, які складаються в зв`язку з переміщенням грошових коштів юрособи або індивідуального підприємця. Їх бланки затверджені Держкомстатом. Розглянемо далі, які касові документи можуть використовувати підприємства. 
Содержание
ордери
Вони виступають як первинні касові документи. Ордери можуть бути прибутковими або видатковими. Перші застосовуються при надходженні готівки. виписується прибутковий ордер в одному примірнику працівником бухгалтерії і підписується гл. бухгалтером або посадовою особою, уповноваженою на це. У разі відсутності відповідальних службовців, завізувати первинні касові документи може керівник юрособи або безпосередньо сам індивідуальний підприємець. Квитанція до прибуткового ордеру повинна бути підписана уповноваженими особами (бухгалтером і касиром), завірена штампом (печаткою). Крім цього, вона проходить реєстрацію у відповідному журналі. Квитанція надається суб`єкту, який здав гроші. Безпосередньо сам прибутковий ордер залишається в касі. Видаткова папір заповнюється при видачі готівки. Необхідно сказати, що документи касові складаються в разі використання підприємством як традиційних способів обробки інформації, так і засобів ОТ. Видатковий ордер, як і прибутковий, виписується в 1 примірнику. Він також повинен бути завізований уповноваженими особами і пройти реєстрацію у відповідному журналі.
заповнення
Як оформити касові документи, зазначені вище? Заповнення здійснюється наступним чином:
- В рядку "підстава" іменується господарська операція.
- В графі "В тому числі" проставляється сума ПДВ. Її записують цифрами. Якщо послуги, товари або робота не обкладається податком, то в рядку вказують "без НДС".
- В рядку "додаток" повинні бути перераховані супроводжують і інші папери, із зазначенням дат їх складання і номерів.
- В графі "Кредит, код підрозділу" проставляється відповідне позначення структурного відділу, на який оприбутковуються кошти.
Реєстрація
Документи касові повинні враховуватися в спеціальному журналі. У ньому реєструються як прибуткові / видаткові ордери, так і паперу, які їх замінюють. До останніх, наприклад, відносять платіжні відомості, заяви на видачу коштів, рахунки та інші. При цьому слід врахувати, що видаткові ордери, що оформлені на розрахунково-платіжних відомостях по зарплаті і іншим, прирівняним до неї сум, повинні реєструватися після видачі платежів. 
Касова книга
Вона використовується для обліку видачі і надходження готівки. Книга нумерується, прошнуровується і завіряється печаткою, яка ставиться на останній сторінці. Тут же робиться запис, що вказує на кількість листів. На останній сторінці повинні стояти підписи гл. бухгалтера і керівника підприємства. Кожен лист книги поділяється на 2 рівні частини. Одна (з горизонтальною линовкой) повинна бути заповнена як перший, інша - як другий примірник. Остання оформляється зі зворотного і лицьового боку з використанням копірки. Обидва примірники нумеруються одним числом. Перші залишаються в книзі, а другі - відривні. Останні виступають як звітні касові документи. До кінця всіх операцій за поточний день вони не відриваються. Записи починають на лицьовій стороні першого примірника після графи "Залишок на початок дня". Перед заповненням лист необхідно зігнути вздовж лінії відриву. Відрізна частина при цьому підкладається під ту, яка залишається в книзі. Для внесення відомостей після "перенесення", Відривна сторона накладається на лицьову сторону другого примірника. Записи продовжують по горизонтальній линовке зворотного боку невідривної частини.
Додаткові документи
Касові операції можуть реєструватися різними паперами. В якості однієї з них, наприклад, виступає авансовий звіт. Він використовується для обліку коштів, які видаються підзвітним особам для здійснення адміністративно-господарських витрат. Як складаються такі документи? Касові операції такого типу враховуються безпосередньо підзвітною особою, а також працівником бухгалтерії. Авансові звіти складаються на паперовому або машинному носії. Оформлення касових документів здійснюється строго у відповідності з правилами. Кожен бланк заповнюється в одному екземплярі. На зворотному його боці підзвітна особа вказує перелік паперів, якими підтверджуються зроблені витрати. До них, наприклад, відносять посвідчення про відрядження, транспортні накладні, чеки, квитанції тощо. Тут же суб`єкт вказує суми витрат. Папери, які додаються до звіту, повинні бути пронумеровані в порядку їх перерахування. Перевірка касових документів здійснюється працівниками бухгалтерії. Співробітники, зокрема, проводять ревізію цільового витрачання коштів, повноту наданих виправдувальних паперів, правильність їх заповнення та розрахунку сум. На зворотному частини вказуються витрати, які прийняті до обліку, рахунки, в дебет яких вони записуються. 
важливі нюанси
Реквізити, які відносяться до інвалюти (стор. 1а на лицьовій частині і графи 6 і 8 на звороті), необхідно заповнювати тільки в тому випадку, коли підзвітна особа отримує кошти не в рублях. Авансовий звіт після перевірки повинен бути затверджений керівником підприємства або уповноваженою ним особою. Тільки після цього він приймається до обліку. Якщо аванс був використаний не повністю, підзвітна особа здає залишок назад в касу. При цьому заповнюється прибутковий ордер. Відповідно до відомостей затвердженого звіту здійснюється списання коштів.
Розрахунково-платіжні відомості
Оформлення касових документів здійснюється при розрахунках і виплаті зарплати працівникам підприємства. Бухгалтерія складає відповідну відомість в 1 примірнику. Нарахування оплати праці проводиться згідно з інформацією, яка присутня в первинної документації з обліку відпрацьованого фактично часу, вироблення та ін. В рядках "нараховано" вказуються суми відповідно до видів оплат з ФОП. Тут же проставляються інші доходи (матеріальні і соціальні блага), надані співробітнику, погашення за рахунок прибутку підприємства і підлягають включенню в оподатковувану базу. Разом з цим здійснюється розрахунок утримань із зарплати та встановлюється сума до видачі на руки працівникові. На титульній сторінці відомості проставляється загальна сума, яка підлягає виплаті працівникам. Керівник підприємства повинен підписати дозвіл на видачу зарплати. У разі його відсутності даний документ видається уповноваженим працівником. В кінці відомості проставляються суми депонованої і виданої зарплати. Після закінчення періоду, встановленого для виплати коштів працівникам, навпроти прізвищ не отримали грошей співробітників в графі 23 ставиться позначка "депонировано". За виданої сумі складається видатковий ордер. Його номер і дата заповнення повинні бути вказані в розрахунково-платіжної відомості на останньому аркуші.
Довідка-звіт
В цей документ вносяться показання лічильників ККМ і виручки за зміну (раб. День). Довідка-звіт заповнюється в 1 примірнику щодня. Касир-операціоніст повинен підписати його і здати головному посадовій особі (керівнику підприємства). При цьому заповнюється прибутковий ордер. У невеликих компаніях гроші здаються безпосередньо інкасаторам. При передачі готівки заповнюються відповідні касові документи банку. Виручка за зміну (раб. День) встановлюється відповідно показниками підсумкових лічильників на початок і завершення дня. При цьому віднімаються повернуті клієнтам суми по невикористаним чекам. Встановлена виручка підтверджується завідувачами відділами. У оприбуткуванні коштів в звіті розписується старший касир, а також керівник підприємства. Довідка-звіт виступає в якості підстави для складання зведених "Відомостей за показаннями лічильників ККМ і виручці компанії". 
Журнал операціоніста
Цей документ необхідний для обліку витрати і приходу готівки по кожній ККМ підприємства. Журнал також виступає в якості контрольно-реєстраційного звіту показань лічильників. Цей документ прошнуровується, нумерується і скріплюється підписами гл. бухгалтера, керівника компанії, а також податкового інспектора. Журнал також завіряється печаткою підприємства. Всі записи вносяться операціоністом щодня. Порядок оформлення касових документів не допускає підчисток і помарок в журналі. Всі внесені виправлення повинні бути узгоджені і завірені підписами уповноважених осіб. У разі збігу показань вони заносяться в журнал за поточну зміну на початок роботи. Ці дані повинні бути завірені підписами чергового адміністратора та касира. У рядку 15 вказують суми, які вписані за повернутих клієнтами чеками. Інформація для цього береться з відповідного акту. У цій же графі вказують число надрукованих протягом зміни нульових чеків. Після закінчення робочого дня операціоніст формує підсумковий звіт за зміну і з ним здає отриману виручку. При цьому складається прибутковий ордер. Після того як показання лічильників будуть зняті, перевірена фактична сума надходжень, відповідний запис робиться в журналі. Вона підтверджується підписами керівника (чергового адміністратора), старшого касира і операціоніста. У разі виявлення розбіжностей між сумами, зазначеними на контрольній стрічці і обсягом виручки, виявляється причина утворилася різниці. Виявлені надлишки або недостача записується у відповідні рядки журналу. 
Дані про показання лічильників ККМ і виручці
Вони використовуються для формування зведеного звіту за поточну зміну. Ці дані виступають в якості додатку до довідки операціоніста, що накопичується щодня. Відомості про показання і виручці формуються в одному екземплярі. Разом з витратними та прибутковими ордерами, довідками-звітами операціоністів вони передаються в бухгалтерію підприємства до наступної зміни. У зразок касових документів, відповідно до показань лічильників, на початок і завершення робочого дня по кожній ККМ включається розрахунок виручки. При цьому, в числі іншого, вказується її розподіл по відділах. Останнє має бути підтверджено підписами завідувачів. В кінці заповненої таблиці виводяться результати за показниками лічильників усіх ККМ, а також підсумовується виручка підприємства з розподілом коштів по відділах. Відповідно до актів, вказується загальний обсяг грошей, який був виданий клієнтам за повернутих ними чеками. На цю суму зменшується загальна виручка компанії. Відомості повинні бути підписані старшим касиром і керівником підприємства.
Рекомендації щодо заповнення
При оформленні касових документів необхідно дотримуватися порядку, встановленого законодавчими та іншими нормативними актами. Крім цього, існує кілька досить простих правил, дотримання яких дозволить уникнути неточностей при заповненні паперів:
- Сума літерами завжди слід вказувати з великої літери. Копійки при цьому допускається записувати цифрами. Наприклад: Вісімнадцять тисяч рублів 10 копійок.
- Папери можуть бути заповнені як від руки, так і з використанням технічних засобів (комп`ютера, наприклад).
- Нормативні акти допускають коригування інформації в касових документах. Однак при цьому необхідно дотримуватися ряду вимог. Неправильний запис слід акуратно закреслити однією лінією. Поруч або (якщо це можливо) над нею вказуються вірні відомості. Тут же слід зробити приписку: "Виправленому вірити", "закреслена недійсне" або "вірно". Поруч з цим записом повинні стояти підписи гл. бухгалтера і керівника організації (або індивідуального підприємця).
- При наявності помарок, підчисток, замазувань "штрихом" та інших аналогічних способів виправлення документ вважається недійсним.
додаткові правила
Зберігання касових документів, відповідно до чинного законодавства, здійснюється протягом 5 л. Обчислення цього терміну починається від 1 січня того року, який йде за періодом завершення діловодства. Це правило вважається загальним. Для розрахунково-платіжних відомостей встановлено спеціальний порядок. Якщо у співробітників відсутні особові рахунки, зазначені папери містяться на підприємстві протягом 75 років. Після закінчення цього терміну всю документацію допускається передати в архів або знищити, якщо по ній відсутні судові справи, розбіжності або суперечки. При роботі з паперами необхідно виконувати наступні правила:
- Формування документів у пошивши має здійснюватися за кожен день не пізніше наступного робочого або першого вихідного дня.
- Перед передачею паперів в архів повинна бути зроблена їх опис.
- Контроль формування справ проводиться або касовим працівником, або безпосереднім керівником підприємства.
- У процесі створення зшиваючи папери збираються по зростанню номерів л / рахунків (спочатку за дебетом, потім - по кредиту).
Відповідальність за збереження касових документів покладається на керівника підприємства. У разі недотримання зазначених вище правил до порушника може бути застосовано адміністративне покарання у вигляді грошового стягнення. Розмір штрафу встановлюється відповідно до норм законодавства. 
висновок
Ведення касової документації вважається досить відповідальною роботою. До заповнення паперів необхідно підходити з усією відповідальністю. Касові документи використовуються при узагальненні різних даних, складання звітностей, обліку. У зв`язку з цим помилки, допущені на початкових стадіях фіксування операцій, можуть привести до серйозних перекручувань в підсумкових документах. Співробітник, який призначається на посаду відповідального за оформлення касових документів, повинен володіти відповідними знаннями та досвідом. Необхідно пам`ятати, що всі папери, які заповнює операціоніст, проглядаються старшими посадовими особами і затверджуються керівником компанії. Особливу увагу необхідно приділяти реєстрації документів. Записи в журналах і книгах повинні відбуватися у встановлені терміни відповідно до правил. Оскільки касові документи використовуються при складанні звітів, все виправлення в них здійснюються строго в певному порядку. При недотриманні встановлених правил паперу втрачають свою силу, а відомості в них не можуть використовуватися компанією в подальшій управлінській роботі.
