Прибутковий касовий ордер і готівкові гроші - що спільного?
Розрахунки готівкою зручні і прості. Більшість звичайних громадян в країнах СНД і Східної Європи вважають за краще отримувати зарплату і розплачуватися за товари і послуги «живими грошима». Для цього достатньо взяти купюру потрібного номіналу і зробити операцію. Однак якщо вас попросять купити щось для рідного підприємства, де ви працюєте, або для організації (наприклад, для садочка чи школи), все різко зміниться. Ви не зможете просто піти до директора і взяти у нього грошей або ж дати йому грошей на покупку. Щоб у директора або іншого працівника підприємства не виникло спокуси забрати гроші собі і витратити їх на свої потреби, а не на те, що дійсно необхідно підприємству, оформляються певні документи. Так, наприклад, якщо ви хочете дати грошей для потреб школи, здати залишок коштів на відрядження або повернути здачу після покупки канцелярського приладдя, вам доведеться заповнити прибутковий касовий ордер.
Вся справа в тому, що для юридичних об`єднань, підприємств і організацій існують спеціально розроблені правила, не дотримуючись яких можна вести касові операції. Ці правила приймаються Центральним Банком держави і регулюють рух готівкових коштів на підприємствах. У згоді з ними, будь-яке надходження готівки повинно оформлятися прибутковими касовими документом. Відповідно, якщо гроші видаються з каси, необхідно заповнити видатковий касовий документ. Всі касові ордери вносяться в спеціальний Журнал. Кожна прибуткова і витратна операція фіксується в касовій книзі за ордерами.
Щоб оформити прихід грошових коштів в касу, необхідно піти до касира, який запропонує вам заповнити бланк прибутково касового ордера. Цей документ складений з двох розділів. Перший - це таблиця, яка містить коди для бухгалтерського обліку (вона названа прибутковий касовий ордер), другий - це відривна квитанція касового документа.
Заповнюючи першу частину бланка, перш за все вносять найменування організації, код її діяльності, дату внесення грошей в касу, номер документа, коди бухгалтерського обліку та суму. Нижче вписується прізвище та ініціали того, хто вносить гроші в касу, сума прописом і підстава для внесення грошей (навіщо вносяться гроші). Другий розділ касового документа містить лише дані того, хто вносить гроші і суму.
Заповнювати касові документи слід дуже уважно і акуратно кульковою ручкою встановленого кольору (синій, чорний). Виправлення, кольорові чорнила, гелеві ручки і олівець не допускаються. Якщо дозволено законодавством, ордера можуть бути надруковані на комп`ютері за допомогою бухгалтерської програми.
Готовий прибутковий касовий ордер касир завіряє своїм підписом і приймає у вас гроші. Після цього вам необхідно на ордері поставити печатку. Це може зробити головний бухгалтер після того, як перевірить ордер і підпише його. Коли все оформлено, у вас приймають гроші, а натомість видають відривну квитанцію.
Друк на прибутковому касовому ордері завжди ставлять у правому його розділі, а саме на квитанції. Вона доводить, що гроші ви не забрали собі, не віддали особисто директору, а внесли саме в касу підприємства, звідки вони і будуть витрачені.
Крім друку важливим реквізитом ордера є його реєстраційний номер. Він проставляється касиром і доводить, що такий ордер буде зареєстрований в спеціальному реєстрі - журналі для ордерів. Без цього номера прибутковий касовий ордер легко переписати або просто викинути, а гроші покласти собі в кишеню. Дуже важливо перевіряти наявність реєстраційного номера, особливо якщо ви отримали гроші під звіт і вам необхідно відзвітувати перед іншим підприємством, куди були витрачені видані вам гроші.
