Бухгалтерські документи
Всі господарські та фінансові операції, що відбуваються на тому чи іншому підприємстві, знаходять своє відображення в матеріальних об`єктах із зафіксованою інформацією. Це бухгалтерські документи, без яких неможливий облік будь-якої діяльності. Вони є головною ланкою в системі контролю над законністю ведення операцій, рухом товарних і матеріальних цінностей, збереженням майна, готовою продукцією, обігом грошових коштів.
Своєчасність і правильність їх складання безпосередньо впливає на загальну якість здійснення бухгалтерського обліку. Документообіг в бухгалтерії - це рух документів від початку їх складання до повного завершення виконання. Він регламентується спеціальним графіком складання і передачі документації та залежить від кількості різнорідних операцій, вироблених в процесі господарсько-фінансової діяльності. Чим більше цехів, дільниць, видів продукції на підприємстві, тим більше число різних документів буде задіяно в ньому.
Документи бухгалтерського обліку бувають декількох видів: первинні (облікові), фінансові, розрахунково-грошові, організаційно-розпорядчі, статистичні. Документи із зафіксованою в них інформацією забезпечують її накопичення, збереження, можливість передачі, багаторазове використання. вони виконують функцію безперервного обліку.
Найбільш поширені бухгалтерські документи:
- відомості, прибуткові та видаткові ордери по виплаті грошей з каси підприємства;
- платіжні доручення;
- товарні чеки, видаткові та прибуткові накладні;
- довіреності, договору;
- рахунки;
- акти виконаних робіт і прийому-передачі товарів;
- документація на видачу матеріальних цінностей;
- розпорядження, накази, акти ревізій, пояснювальні і доповідні записки, протоколи зборів, службові листи, акти комісій.
Всі вони розрізняються за своєю природою. Підписуючи бухгалтерські документи, кожен працівник приймає на себе відповідальність за правильність оформлення, доцільність операції, достовірність інформації, відображеної в них.
Бухгалтерські документи можна розділити на 3 групи:
- входять;
- вихідні;
- внутрішні.
Вхідні надходять в одному потоці документів і обробляються спеціальним працівником. Після отримання та перевірки правильності складання і оформлення (наявність печатки та підписів) вони сортуються на незареєстровані і реєстровані і відправляються по відповідним відділам. Бухгалтерські документи, як правило, не реєструються. В бухгалтерію надходить також маса даних з інших структурних підрозділів.
Подальша обробка інформаційних носіїв має свою специфіку. Документи, що надійшли передаються працівнику, за яким закріплений відповідний ділянку роботи (матеріальна або фінансова діяльність, розрахунок заробітної плати та інші).
Співробітник перевіряє повноту і правильність оформлення первинного документа, точність заповнення реквізитів, законність операції, логічну ув`язку показників. Прийняті документи систематизуються в хронологічному порядку (по датах) і оформляються накопичувальними відомостями (Меморіальними ордерами) або в облікових регістрах.
Порядок форми записів облікових накопичувальних документів визначено в інструкції бухгалтерського обліку.
Оформлення організаційно-розпорядчих відомостей здійснюється за правилами складання службових документів.
Перевірка і відправка вихідних даних проводиться в загальному потоці через секретаря або канцелярію.
При відправці перевіряють правильність складання документа (наявність дати, печатки, підписи, всіх сторінок, правильність адресата).
