Службова записка, порядок її написання і реєстрації
Функції і призначення
Службова записка є формою внутрішнього листування і, в залежності від змісту, може бути інформаційного, ініціативного або звітного характеру. У ній викладаються ділові позиції самостійного підрозділу або керівника з якого-небудь питання. Службова записка може містити пропозиції або прохання і адресуватися будь-якому керівній особі, в тому числі і вищестоящому.
Підписання та реєстрація
Службові записки підписує безпосередній керівник підрозділу. У нижній частині лівого кута її повинен завізувати виконавець. Там же пишеться його прізвище і контактний телефон.
У структурних підрозділах службові записки реєструють в програмі електронного документообігу. Їм присвоюють номер, направляють в підрозділи в паперовому вигляді та на електронному носії. Нумерація складається з індексу підрозділу та реєстраційного номера.
Датою службової записки вважається момент її реєстрації. Її оригінал з резолюцією керівної особи направляється керівникові. А копія службової записки повертається вже виконавцю.
Різновид службових записок
Доповідна службова записка - еторазновідность службової записки, адресованої прямому керівнику. Доповідна записка складається, коли необхідно відобразити думку підрозділу або керівника з певного питання і дати конкретні пропозиції.
Залежно від призначення і змісту доповідні записки можуть бути ініціативні (у вигляді зауважень і пропозицій) або звітні (про результати перевірки, про відрядження).
Дату або проміжок часу, до яких відноситься інформація, що фіксується в доповідній записці, необхідно виділяти окремим рядком, включати в заголовок або ж на початку тексту. Доповідну записку підписує автор-укладач.
Зміст службових записок
Текстову частину службової записки та доповідної записки рекомендується складати з 2 частин. Перша її частина - повинна складатися з фактів, які послужили приводом до її написання, а друга - з пропозицій і відповідних висновків по викладається питання.
Кожен документ, що розробляється може містити в собі тільки одне питання. Виняток складають протоколи, накази, плани, звіти і узагальнюючі документи.
Службова записка повинна включати в себе обґрунтовану інформацію, викладену об`єктивно, коротко, грамотно, зрозуміло і без зайвих повторень. Текстову частину оформляють у вигляді суцільного тексту, таблиці, анкети або поєднання цих форм.
Складний суцільний текст будь-якого документа повинен складатися з логічно і граматично узгодженої інформації про дії в управлінні, які відображені у відповідних положеннях, нормах, правилах і розпорядчих документах.
Службова записка повинна мати обов`язкові реквізити і незмінний порядок розміщення: автора, найменування підприємства та його код, індекс, дату, заголовок, основний текст, візи, підпис виконавця, позначку про виконання і направлення документа до справи.
Тема службової записки повинен бути викладений стисло. Якщо ж в документі йдеться про кілька проблем, то заголовок може бути узагальненим.
Правила адресації
Службові записки адресують організаціям, підрозділам або конкретного керівника всередині підприємства. У документі, адресованому багатьом однорідним організаціям, адресата вказують узагальнено. Службова записка не повинна мати більше 4 адресатів.
висновок
Вся виходить інформація в обсязі службової записки повинна надаватися за запитом і відправлятися тільки офіційно. Надана інформація повинна бути підписана і завізована керівником, сферу діяльності якого вона зачіпає.
Всі службові записки в обов`язковому порядку підлягають датування. Дата документа і будь-які службові відмітки на ньому є неодмінним реквізитом будь-якого документа.
