Головні реквізити документів
Документи є невід`ємною частиною нашого життя. Наше народження підтверджується документом, кожен етап життя пов`язаний з офіційними паперами та навіть смерть фіксується документально. Основним елементом документа будь-якого виду є реквізити. Саме про них і піде мова далі.
Реквізити документів - це їх елементи, які дозволяють оцінити призначення, тип і ступінь важливості паперу. На сьогодні в нашій країні прийнятий єдиний державний стандарт (ГОСТ триста п`ятьдесят одна тисяча сто сорок один від 1998 року), який визначає не тільки кількість реквізитів, як таких, а й вимоги до їх оформлення, а також регламентує їх комбінацію в документації різного типу.
Тип документа визначається ступенем його важливості, призначенням. Вони, в свою чергу, визначають кількість і розташування реквізитів. В цілому, документи можна розділити на дві великі категорії: офіційні та особисті.
Особисті представляють собою результат діяльності людини. До них можна віднести листи і мемуари, фотографії та записки. Такі документи є цінністю тільки для конкретної людини або кола людей, найчастіше вони не мають юридичну силу.
Офіційні документи включають в себе різні розпорядчі та нормативні акти, призначені для виконання в рамках окремої організації або держави в цілому (укази, закони, розпорядження, протоколи і т.д.), а також офіційні особисті документи (Посвідчення особи, документи, що підтверджують громадянський стан, статус і т.д.).
Реквізити документів є основним елементом саме офіційної їх різновиди. Як вже говорилося вище, саме статус і призначення офіційного документа визначає кількість складових елементів.
В окрему категорію можна виділити основні реквізити документів. Як випливає із самої назви цієї категорії, вони представляють собою набір елементів, обов`язково присутніх в офіційному папері. Найбільш яскраво сукупність основних реквізитів відображає бланк або формуляр документа. Саме в них зібрані ті реквізити документа, без яких він буде вважатися оформленим невірно. В тому числі:
- державний герб і / або логотип компанії;
- найменування організації (Повне і, якщо є, скорочене);
- довідкові дані. Варто відзначити, що положення стандарту не містять чітких вказівок щодо повноти змісту цих даних. Тому в них досить вказати тільки юридична адреса та контактні телефони. Однак нерідко вони включають в себе і банківські реквізити;
- назва структурного підрозділу;
- автор і дані особи, якій документ направляється;
- дата і реєстраційний номер;
- Заголовок;
- власне сам текст документа;
- підпис керівника підприємства або учасника.
Дані реквізити документа є далеко не єдиними. Крім основних елементів, він може містити різні позначки про терміновість і конфіденційності, погодження або затвердження (інакше звані «грифами» і «візами»).
Багато документів навпаки мають силу і без деяких зазначених вище елементів. Так, ті, що призначені для внутрішнього обороту, можуть не містити довідкових даних про організацію, а виконуватися на бланку без таких.
Реквізити документів, їх грамотне розміщення і оформлення відповідно до прийнятого стандартом, говорять не тільки про грамотності виконавця, відповідального за складання документа, а й про високий статус самої організації.
