Що таке документ? Типи документів організації. Кадрове діловодства
Паперотворчістю займається будь-яка приватна і державне підприємство. Без нього просто неможливо вести будь-який облік. При роботі часто використовуються такі поняття, як «нормативку», «кадри», «форми», «зразки», «документ». Типи документів поділяються на кілька видів залежно від призначення. Розглянемо основні з них, а більш детально зупинимося на кадровому діловодстві.
Содержание
Ведення обліку
Діяльність будь-якої організації неможлива без документального супроводу. Крім специфічних бухгалтерських та кадрових паперів, існує і ряд інших. Всі вони поділяються на певні види і мають відповідний їм тип. Розглянемо, що означає поняття «документ». Типи документів будь-якого змісту дуже схожі між собою завдяки наявності однакових елементів. Інформація, формалізована за єдиними вимогами, дозволяє систематизувати дані і набагато спрощує діяльність організації. Нижче наведено перелік атрибутів, присутніх на основних паперах організації, незалежно від того, в якому вигляді вони виконані - в паперовому або електронному.
Обов`язкові елементи документа
Будь-яка оформлена нормативним чином інформація повинна відповідати особливим вимогам зовнішнього вигляду і змісту. На документі обов`язково повинен бути присутнім ряд атрибутів:
- Дата. Актуальність інформації представлена цим головним показником.
- Номер. Створюється зазвичай по затвердженій номенклатурі або ж може безпосередньо змінюватися разом з іншими показниками, наприклад датою.
- Найменування органу, який створив документ. Як правило, ці дані в одній організації не змінюються, вказується лише структурна приналежність.
- Печатка. Її відсутність на документі робить його неправомочним. У більшості випадків на документі цей елемент нерозривно пов`язаний з наступним атрибутом.
- Підпис. Засвідчення інформації даними чином є основним підтвердженням правильності даних. Але ручного або електронного «розчерку» посадової особи на документі може не вистачити. Офіційний вступ в силу в більшості випадків відбувається тільки за наявності печатки.
- Штамп. Не має такої юридичної сили, як друк. Містить інформацію про найменуванні організації і її реквізити. Але головне його призначення - облік відправляється інформації шляхом проставлення дати і порядкового номера.
Форми документів для взаємодії з іншими організаціями
Вся інформація, яка надходить у зовнішнє середовище від даної організації, повинна враховуватися і зазвичай називається вихідною кореспонденцією. Головними атрибутами на таких документах є штамп, печатку і підпис. Зазначена дата реєструється в спеціальних журналах, що робить облік систематизованим. До основних форм документів для взаємодії з іншими організаціями відносяться ділові листи, звернення, рекламації. Облік отримання таких паперів в якості вхідної кореспонденції також проводиться у вигляді реєстрації з присвоєнням дати і номера.
Внутрішній документ. Типи документів, що регулюють діяльність організації та відносини із працівниками
Відображення взаємодії всередині підприємства проявляється в одному з видів руху і подачі інформації:
1. Внутрішні нормативні та поточні документи. До них відносяться акти, накази, протоколи та інші папери, що регулюють і відображають діяльність організації.
2. Папери типу «організація - працівник». Будь-які з них можна назвати загальним поняттям «кадровий документ». Типи документів з обліку персоналу підрозділяються на два види взаємодії:
- від організації до працівника;
- від працівника до організації.
Основний перелік включає заяви, накази, протоколи, акти, інструкції, доручення, резюме та ін. Зразки документів зазначених категорій у кожній організації можуть відрізнятися один від одного, але все ж типові за своїм змістом. Облік діяльності повинен вестися по загальним вимогам. До переліку обов`язкових документів відділу кадрів відносяться:
- Локальні нормативні акти. Вони включають в себе: розклад роботи, штатний розклад, графіки відпусток, правила розпорядку, документи по обробці персональних даних працівників, облік оплати праці.
- Поточні документи. Це договори, реєстраційні дані, облік кадрів і відпрацьованого часу, розпорядчі відомості та ін.
Всі документи організації включені в номенклатуру і мають відповідний їй код.
Віртуальні документи
Завдяки сучасному технічному прогресу останнім часом ведення справ стає повністю автоматизованим. Фактично документообіг є у всіх організаціях на 100% електронних. Але при цьому значна частина все ж роздруковується на папері. З введенням права на електронний підпис і її юридичної законності планується в майбутньому повністю відмовитися від матеріальних носіїв інформації. Тобто ділове спілкування і обмін даними буде віртуальним. Це дозволить значно заощадити час і зменшити тривалість періодів на рух паперів між організаціями.
