Що таке діловодство і документообіг?

Успіх в бізнесі

багато в чому залежить від його правильної організації. І керівникам, і пересічним працівникам слід знати, що таке діловодство. У чому його особливості, які види бувають, і які нормативні документи слід враховувати при організації документообігу?

Що таке діловодство

Будь-яка організація, незалежно від форми власності та особливостей, створює в процесі своєї діяльності найрізноманітніші паперу. Це можуть бути і накази, і листи, і протоколи. Всі вони відносяться до організаційно-розпорядчої документації.

Діловодство - це діяльність по створенню документів організації, яка виконується за певними правилами і вимогам. Найчастіше на підприємствах виділяють спеціальних співробітників, зайнятих тільки в цій сфері. У невеликих фірмах функція секретаря може бути покладена практично на будь-якого працівника.

Якщо розбиратися в суті термінології (що таке діловодство), то стане ясно походження слова. Це, перш за все, фіксація на матеріальному носії офіційної інформації. Під час цього процесу створюється організаційно-розпорядчий документ, який в подальшому ініціює певні дії.

Сам термін «діловодство» з`явився досить давно, але тільки в середині минулого століття оформився офіційно, будучи закріпленим в нормативних документах на державному рівні.

Діловодство і документообіг - що це таке?

Організація не може існувати незалежно від законодавства. У ній завжди є діловодство і документообіг. Що це таке, які особливості переходу паперів, як правильно їх оформляти? Ці питання вирішують фахівці: секретарі, архіваріуси, працівники відділу кадрів.

Діловодство передбачає фіксацію інформації на матеріальному носії, створення паперового або електронного акту. На його основі будується документообіг організації - рух наказу або листи, починаючи від його створення і закінчуючи виконанням і відправленням в архів або знищенням.

Залежно від місця створення ділових паперів щодо працівників і керівництва організації документообіг ділять на зовнішній і внутрішній. Від джерела буде залежати подальший шлях наказу, розпорядження, листи.

Внутрішній документообіг організації передбачає наступні етапи:

• створення проекту документа;
• узгодження;
• підписання проекту документа, проставлення дати і реєстраційного номера- з моменту реєстрації він вважається офіційно виданим і прийнятим до виконання;
• доведення змісту до виконавців і контроль;
• виконання приписів;
• оформлення виконаного документа для подальшого зберігання в залежності від термінів і необхідності;
• знищення ділових паперів зі строком або оформлення їх на архівне зберігання.

Етапи зовнішнього документообігу в цілому схожі, але є деякі відмінності:

• Документи надходять на підприємство з боку. Це можуть бути папери вищих і нижчих організацій, філій, нормативні акти від органів офіційної влади, судові приписи, листи громадян.
• Усі в організацію ділові папери в обов`язковому порядку проходять процедуру реєстрації. Вона підтверджує те, що вони взяті на контроль.
• Наступним етапом йде робота з документом, ознайомлення або виконання приписів.
• Якщо необхідно, оформляється офіційну відповідь.
• Останній етап - оформлення на тривалий або архівне зберігання, і можливе знищення.

Крім того, по відношенню до керівництва організації виділяють наступні види документообігу:

• висхідний - від підлеглих до начальникам (пояснювальні записки);
• спадний - від керівництва до співробітників (накази);
• горизонтальний - між рівними за посадою (акти, протоколи).

Всі етапи руху документа обов`язково фіксуються в спеціальних журналах. Вони можуть вестися в декількох варіантах:

• журнали обліку руху документів;
• картки документів;
• електронний документообіг найбільш поширений в абсолютній більшості організацій.

Особливості судового діловодства

Багато хто задається питанням, що таке судове діловодство, і в чому його відмінність від загального. Судова справа - це трохи інший пакет документів і матеріальних свідчень. Правильне його зберігання і переміщення забезпечує прозорість роботи правоохоронної системи. Судове діловодство, на відміну від організаційного, не може бути добровільним. Воно ведеться уповноваженими особами і строго контролюється. Для нього нормативно і строго визначені всі етапи, аж до знищення.

функції секретаря

Більшість співробітників підприємства дуже смутно уявляють собі, що таке діловодство і документообіг. Для секретаря же це - професійна діяльність.

Секретаріат підприємства виконує основну функцію з документаційного забезпечення управління. За формою і особливостям роботи організацію діловодної служби підприємства ділять на такі види:

• Централізована - все секретарі перебувають в одному відділі і підпорядковуються начальнику-діловоду або старшому секретарю.
• Децентралізована - секретарі і співробітники, що виконують їх обов`язки, розосереджені по підрозділам організації та підпорядковуються різним начальникам.
• Змішана - найбільш часто зустрічається у великих організаціях.

Особливості документообігу на підприємстві напряму залежатиме від того, яка форма секретаріату прийнята.

Інструкція з діловодства

Незалежно від розміру і форми власності, в будь-якій організації має бути нормативний акт, що регламентує рух документів. Що таке інструкція з діловодства, і як її складати? Це питання хвилює не тільки секретарів, а й керівників.

Інструкція з діловодства - це внутрішній нормативний акт організації, що затверджується наказом або розпорядженням керівництва, безстрокового дії. У ньому прописані всі етапи проходження документа, дані списки посад, чиї підписи можуть засвідчувати справжність офіційних паперів, наведені зразки оформлення, бланки і формуляри.

ведення діловодства

У невеликих організаціях з невисоким рівнем документообігу (менше 200 в рік) не встає питання, що таке ведення діловодства. Все вирішується силами самих співробітників або навіть керівника.

Якщо обов`язки ведення діловодства не є для співробітника прямими і не прописані в його трудовому договорі, то слід видати указ про покладання цих функцій. В даному документі слід детально розписати додаткові обов`язки, відповідальність і компенсацію.

Особливості кадрового діловодства

Якщо в організації працює хоч один працівник, то обов`язково будуть створюватися трудові документи. Питання, що таке кадрове діловодство, особливо актуальний для підприємств з малою кількістю співробітників.

Кадрове діловодство - це забезпечення руху специфічних документів, пов`язаних з трудовою діяльністю працівників підприємства. Зазвичай ці обов`язки виконують співробітники спеціального підрозділу - відділу по персоналу. У їх функції входить прийом, обробка і зберігання кадрової документації. У тому числі обробка особистих даних, які є секретними.

Кадровий документообіг зазвичай ведеться окремо від загального з дотриманням правил секретності і особливостей зберігання.

оптимізація діловодства

Незважаючи на стрімкий розвиток цифрових технологій, багато організацій не піддаються оптимізації документообігу. Продовжують по-старому вести паперову листування і ведуть звичайні реєстраційні журнали.

Це пов`язано з двома факторами:

• опір нововведенням співробітників підприємства;
• нестача фінансів.

Керівникам слід пам`ятати, що оптимізація документообігу при чималих вкладень дає помітний економічний ефект.

Увага, тільки СЬОГОДНІ!