Що являє собою документообіг в організації
Будь-яка фірма повинна відображати відбуваються в ній процеси в документах. Це потрібно для внутрішньої організації, це потрібно для складання звітів в різні контролюючі органи. Причому всі використовувані паперу і відомості постійно оновлюються: з`являються одні, застарівають інші. Ну і, нарешті, йде обмін між підрозділами, відділами, просто фахівцями. Весь цей процес і є документообіг в організації.
Сам документ являє собою матеріальний об`єкт, на якому зафіксована інформація у вигляді тексту, запису звуку або відеозображення. Останні дві категорії ще деякий час назад взагалі як документів юридичних осіб не розглядалися. Однак зараз, коли небаченими темпами розвивається організація електронного документообігу, такі формулювання нікого не дивують. Призначається документ для зберігання і передачі цієї інформації іншим особам, при цьому передбачені способи захисту від несанкціонованого використання.
З чого починається документообіг у малого бізнесу
Природно, існують певні принципи, які треба дотримуватися, коли формується документообіг в організації. Охарактеризуємо їх для щойно юридичної особи.
Перше, що потрібно зробити - це створити хоча б короткий реєстр документів, необхідних в діяльності. Такого закону, де були б вони все досконально розписані, немає. Але є напрацьована практика.
Обов`язково повинен бути присутнім статут, свідоцтва про постановку на облік і т.д. З них починається вся документація, яка на перших порах вміститься в одному файлі.
Але потім почнуть накопичуватися ще й первинні документи, які, до речі, належить зберігати не менше п`яти років. Сюди належать рахунки-фактури, накладні, документи про оплату - все, що може підтвердити легальність проведених операцій. Це вважається найважливішою категорією.
Крім того, документообіг в організації повинен передбачати накопичення договорів з партнерами та контрагентами - ті угоди, які супроводжують бізнесмена на всьому протязі його діяльності. Тут можна використовувати досвід попередників. Складаючи договір оренди приміщення, укладаючи контракт з іноземною компанією, можна використовувати яскрава ілюстрація. У них поєднуються обов`язкові положення з тими, де можна проявити ініціативу.
Нарешті, є внутрішні документи, що створюються у відділах і назавжди залишаються в надрах канцелярських шаф. Сюди відносяться різного роду регламенти, інструкції, накази, доповідні та інше. Окремим рядком можна назвати лише документацію по оплаті праці найманих працівників. Тут дуже жорсткі законодавчі вимоги і в плані складання, і в плані термінів зберігання в архіві.
Що взяти за основу?
У підсумку, щоб створити більш-менш задовільний документообіг в організації, треба буде переглянути чимало інструкцій і законів. Але можна порадити й інше: взяти за зразок подібне юридична особа зі схожою режимом оподаткування і з історією діяльності. А якщо там вже була податкова перевірка, то можна точно отримати якісну консультацію.
В результаті документообіг організації, зараховують до малого бізнесу, організувати не дуже складно. Треба лише проявити деяку скрупульозність.
Складніше в великих компаніях, де це ціла система, де звернення документа проходить повний цикл: створення, реєстрація, пересилання адресату або передача виконавцю, ознайомлення і, нарешті, виконання. У них передбачені навіть графіки документообігу - схеми, що відображають процедуру руху документів, починаючи з того моменту, як вони створюються, і закінчуючи передачею їх на зберігання. Природно, уніфікація тут неможлива через різницю структур підприємств. Тому кожна організація розробляє ці графіки самостійно.
