Смя, все про документообіг
Сьогодні слово «сертифікація», що означає «зроблено вірно», супроводжує діяльність багатьох поважаючих себе і цінують свою працю організацій. А документ, що вселяє довіру споживачам під назвою "сертифікат", Є невід`ємним атрибутом якісної готової продукції або наданої послуги. Формування якості відбувається з самого початку технологічного процесу аж до випуску готової продукції з обов`язковим контролем якості на всіх стадіях виробництва при її виготовленні. Боротьба за якість прогресувала з тих самих пір, як людство стало пред`являти підвищений попит на товари і послуги, що задовольняють комфортабельним умовам його проживання з високим сервісом сфери обслуговування. Організації, прагнучи бути конкурентоспособонимі, вирішують питання про плученіі сертифікації на право займатися тією чи іншою діяльністю.
Якість послуг, що надаються повинна враховувати зацікавленість всіх учасників процесу:
1. Споживача в отриманні високоякісної, багатофункціональної і дешевої продукції.
2. Підприємця в отриманні прибутку від своєї діяльності, яка безпосередньо залежить від конкурентоспроможності його продукції.
3. Працівників організації в досягненні свого благополуччя, безпосередньо залежить від процвітання їх підприємства.
4. Постачальників продукції в процвітанні організації.
Якісний підхід в облаштуванні суспільства можливий при наявності систем по управління якістю, впорядкує спрямованості діяльностей будь-яких організацій в єдину систему управління. Такою системою, запропонованою розробником стандартів серії ISO 9000 є СМК (система менеджменту якості) або система ІСО.
Етапи її впровадження:
1. Визначення цільового призначення організації
2. Формулювання очікувань клієнтури, цільової аудиторії
3. Пошук і опрацювання стандартів ISO серії 9000 з вивченням і аналізом досвіду їх застосування різними організаціями
4. Застосування стандартів ISO 9000 на практиці або висунення своєї СМК на здобуття премії в області якості
5. Наявність посібників СМК з розділами: ISO 10006, ISO 10007, ISO 10012, ISO 19011, ISO / TS 16949
6. Проведення аудит-перевірки з метою виявлення невідповідності своєї СМК загальноприйнятим нормам з подальшим анулюванням недоробок відповідно до розробленого плану удосконалення СУЯ
7. Виконання дій щодо вдосконалення СМЯ з реєстрацією їх в журналі і подальшим проведенням повторного аудиту
8. Залучення акредитованого органу для отримання сертифікату відповідності.
Основою існування СМК на належному рівні є грамотне і чітке ведення документального обороту, що представляє собою 4-х рівневу систему.
Мінімальний перелік документації, яку має вести організація відповідно до стандарту ISO 9001 є наявність політики якості, настанови з якості, цілей в області якості, журналів внутрішніх аудитів, управління документацією, управління записами, управління невідповідною продукцією, журналу фіксації коригувальні та запобіжні дії.
Для більших організацій (підприємств) передбачається додатковий список необхідної документації, що включає в себе існування різних виробничих графіків, робочих і перевірочних інструкцій, планів випробувань і перевірок, схвалених списків постачальників і нормативно-технічної документації.
Чотирьохрівнева система документообігу передбачає присвоєння кожному документу своєрідного статусу важливості в організації технологічного процесу і відповідне местоопределение в системі.
Ієрархія документообігу представлена у вигляді рівнів:
1 рівень: для вищого керівного складу, споживачів і контролюючих органів у вигляді «Політики в області якості» і «Настанови з якості»
2 рівень: для користування структурними підрозділами організації в вигляді документів-процедур з описом процесів СМЯ
3 і 4 рівень: для користування всіма співробітниками організації у вигляді опису різного роду діяльності.
Ієрархічне представлення документального обороту організації дозволяє ефективно впливати на всю систему через вплив на будь-який з її рівнів.
