Які види документів використовуються в господарській діяльності?
З покоління в покоління на протязі людської історії передається інформація про навколишню дійсність, і форми її подання можуть бути абсолютно різними: малюнок, лист, фотографія, відеозапис та навіть документ.
У свою чергу, види документів, як правило, мають юридичну силу, бувають теж найрізноманітніші. Вони допомагають приймати управлінські рішення, а також регламентують роботу організації на будь-якому етапі її діяльності, що дозволяє назвати їх невід`ємним елементом внутрішньої організації будь-якого підприємства. Не дивно, що види документів і їх класифікація є предметом наукових досліджень багатьох вчених. Від успіху в цій галузі залежить логічність законодавства в галузі стандартизації оформлення різних видів паперів і організації діловодства в цілому, що в кінцевому рахунку дозволяє підприємству працювати більш ефективно.
Всі види документів, які використовуються в господарській діяльності підприємства, можна розділити за такими ознаками: за сферами діяльності, за змістом, ступеня уніфікації, ступеня конфіденційності, оформлення і, звичайно, по найменуванню.
За характером діяльності виділяють адміністративну та управлінську звітність. До першої групи відносять всі ділові папери, які становлять працівники підприємства і які стосуються загальних питань керівництва підприємством і організації виробничої діяльності. Інші види документів складають службовці спеціальних відділів підприємства з питань їх безпосередньої діяльності. Це, наприклад, працівники бухгалтерії, відділу збуту і будь-яких інших функціональних підрозділів.
За змістом види документів бувають складні і прості. Їх відмінність полягає в ширині охоплення питань господарської діяльності. За ступенем уніфікації, відповідно до чинного законодавства, є індивідуальні, приблизні, типові та уніфіковані ділові папери. За ступенем конфіденційності - секретні і з відкритим доступом. Оформлення документації може бути різним, проте важливо розрізняти оригінали, копії, дублікати і виписки.
Всю сукупність питань господарської діяльності підприємства регламентують організаційно-розпорядчі документи. Види цих документів залежать вже безпосередньо від сфери, в якій «обертається» фірма. А на їх юридичну силу, перш за все, впливає грамотність складання, а також дотримання всіх вимог законодавства і наявність всіх необхідних реквізитів. У типовій угоді обов`язково повинні бути наступні елементи:
- російський державний герб;
- герб суб`єкта Росії, в якому знаходиться підприємство;
- емблема або товарний знак суб`єкта підприємницької діяльності;
- Свідоцтво про Державну юридичної особи;
- код організації за ЄДРПОУ;
- ІПН / ВПП суб`єкта підприємницької діяльності;
- авторство;
- код документа по ОКУД;
- довідкові дані про підприємство (адреса, телефон, електронна пошта, факс);
- Назва документу;
- дата і місце складання паперу;
- дата укладення угоди;
- адресат, до якого звернуто угоду;
- реєстраційний номер, який включає дату реєстрації паперу на фірмі.
