Експертиза цінності документів
Діяльність будь-якого підприємства в першу чергу пов`язана з утворенням великої кількості документів, різних за змістом та видом. Але далеко не вся документація має цінність. Одні можуть стати джерелом для вивчення економічної, культурного і політичного життя, оскільки несуть в собі цінну інформацію. Інші документи мають узкопрактіческій значимість. Отже, роль всіх документів можна вважати однаковою. Головне завдання експертизи полягає в тому, щоб визначити документацію, що має історичну цінність, і вибрати її для зберігання. Цінність визначають інформаційні можливості документів, обумовлені науковим, історичним, економічним, соціальним, культурним або політичним значенням.
Експертиза цінності документів - виявлення соціально-культурній, науково-історичної цінності документа і його практичної значущості на підставі принципів і критеріїв цінності для відбору на зберігання і встановлення строків зберігання.
Проведення експертизи документів здійснюється, як правило, спеціальної експертної комісією, яка створюється на підприємстві. Комісія створюється з числа більш кваліфікованих співробітників наказом керівника організації в складі чотирьох-п`яти чоловік. В обов`язковому порядку членами комісії є головний бухгалтер, завідувач архівом і керівник відділу документаційного забезпечення.
У процесі роботи комісія ґрунтується на принципах, вироблених практикою і теорією архівної справи. Це принципи всебічності, історизму, соціально-політичної нейтральності та комплексності.
З урахуванням цих принципів були розроблені критерії, за якими здійснюється експертиза документа. Критерії являють собою сукупність ознак, яким повинна відповідати документація. В даний час виділяють 3 основні групи критеріїв для визначення цінності даних:
1. походження;
2. зміст;
3. зовнішні особливості.
Група критеріїв походження документа включає наступні параметри:
1. Значимість особи або установи, який створив документацію. Чим істотніше його роль в народному господарстві, системі державного управління, науці, культурі, інших галузях, тим цінніше будуть вважатися дані.
2. Місце і час утворення документів. Важливою вважається інформація, зафіксована одночасно з описуваних подією або незабаром після нього. Крім того, інформація буде важливіше, якщо вона зафіксована в тому ж місці, де відбулася подія.
3. Інтенсивність документування. Інформація буде тим цінніше, чим менше існує публікацій.
Таким чином, експертиза цінності документів покликана виділити ті документи, які відображають історію суспільного життя або конкретної організації в вирішальні моменти.
Критерії змісту включають такі основні параметри:
1. Значення інформації. Документи, які містять унікальну інформацію, отримають більшу оцінку при експертизі.
2. Види документів. В процесі роботи перевагу необхідно віддавати документам, призначеним для фіксування найбільш важливих сторін діяльності організації і життя суспільства.
3. Повтор інформації. Інформація буде тим цінніше, ніж рідше вона зустрічається.
Критерії зовнішніх особливостей включають:
1. Справжність документів. Експертиза цінності документів необхідна також для оцінки достовірності інформації. У тому випадку, якщо оцінюється копія, вона повинна бути правильно оформлена і завірена.
2. Юридична сила документації. Велике значення в процесі діловодства, як уже зазначалося, має правильне оформлення документації.
3. Ступінь збереження документації.
4. Художні особливості.
Зазначені критерії вважаються умовними. Експертиза цінності документів може включати і інші критерії залежно від поставлених цілей і особливостей діяльності підприємства.
