Класифікація документів: основні критерії
Щоб легко було розбиратися у великій кількості документів, розроблені спеціальні правила їх складання та оформлення, різні класифікації, а також відповідні форми і методи роботи з ними.
Варто відзначити, що класифікація документів надзвичайно важлива, оскільки вона допомагає виділити їх конкретні ознаки і дає можливість використовувати їх найбільш раціонально. Вона є однією з найдавніших і до кінця незавершених проблем, розробка якої почалася тільки з кінця 1960-х років. Більшість підходів розподілу документації на окремі групи раніше стосувалося тільки специфічних ознак щодо сфери діяльності або окремої науки. І лише недавно була створена багатоаспектна класифікація документів, в основі якої лежать інформаційні та матеріальні складові.
Всі документи можна розділити за наступними критеріями:
1. Обставини їх функціонування в просторі і часі. До уваги беруть регулярність виходу в світ (періодичні і неперіодичні), час появи (оригінал, оригінал, копія, дублікат), місце випуску (регіональні, національні чи зарубіжні);
2. Інформаційна складова.
звертають увагу на зміст і рівень узагальнення інформації (первинна та вторинна документація);
класифікація документів включає мірність записаної інформації щодо розміру (формату) і кількості сторінок (обсягу);
поділ по тому, як сприймається інформація (можуть документи читатися людиною або вимагають спеціального технічного обладнання);
ця класифікація документів також включає характер знакових засобів, за допомогою яких фіксується інформація (текстові і нетекстові форми);
за способом запису даних розрізняють рукописні, друковані, механічні, магнітні, фотографічні, оптичні, лазерні, а також електронні документи.
3. Матеріальна складова, яка включає певні критерії (наприклад, матеріал носія інформації, а також його форма і конструкція).
Варто зазначити, що розподіл документації на окремі групи за змістом і формою дозволяє більш ефективно організовувати роботу з нею.
Слід згадати, що на сьогоднішній день існує також відповідна класифікація документів бухгалтерського обліку, яка бере до уваги їх зміст, місце і порядок складання, призначення, а також спосіб використання.
Дана класифікація бухгалтерських документів включає наступний підрозділ на види:
в залежності від призначення - розпорядчі та виконавчі, бухгалтерського оформлення або комбіновані;
по порядку складання - первинні і зведені;
внутрішні і зовнішні документи;
за способом використання - одноразові і накопичувальні;
в залежності від вмісту - грошові, розрахункові та матеріальні.
Треба сказати, що така класифікація включає багато критеріїв і є надзвичайно широкою, тому кожен документ відноситься до різних груп одночасно, але при цьому може характеризуватися певними особливостями і використовуватися тільки у відповідній області.
