Терміни зберігання кадрових документів визначається переліком архівних документів
Документом прийнято вважати документовану інформацію, зафіксовану на матеріальному носії і має реквізити, завдяки яким здійснюється її ідентифікація. Для організації швидкого пошуку і правильного зберігання документів, що стосуються особового складу, служба управління персоналом повинна складати і затверджувати свою номенклатуру справ за єдиною уніфікованою системою, яка діє в організації. терміни зберігання кадрової документації, як прописано в пункті 75 ГОСТ Р 51141-98, встановлюються Номенклатури справ організації, яка складається з урахуванням термінів зберігання, зазначених у Переліку типових архівних документів управлінського характеру, які виникають в результаті діяльності різних органів влади та організацій (затверджений 25.08.2010 Наказом по Міністерству культури РФ № 558).
Служба управління персоналом формує особисті справи всіх співробітників організації. Згідно з Переліком, терміни зберігання наказів по кадрам становлять 75 років, після чого, за рішенням ЕПК (спеціальна експертно-перевірочна комісія), вони утилізуються. Це стосується Наказів, розпоряджень та інших документів до них відносяться (інформація у вигляді довідок, зведень, доповідей):
- про прийом, суміщенні, перекладі, переміщенні, звільнення;
- про підвищення кваліфікації, про атестацію, про присвоєння звань (чинів);
- про нагородження та заохочення;
- по оплаті праці, по різним виплатам і премій;
- на відпустку, який надається для догляду за дитиною;
- на відпустку без збереження змісту;
- про зміну прізвища;
- на різні види відпусток для тих, хто працює у важких, небезпечних і шкідливих умовах праці;
- про чергуваннях, пов`язаних з основною діяльністю;
- про тривалі відрядження (всередині країни і за кордоном);
- про відрядження працівників, які працюють у важких, небезпечних і шкідливих умовах праці.
Для справ, що містять іншу категорію Наказів, розпоряджень і різної документованої інформації (до них відносяться зведення, довідки, інформації або доповіді) і стосуються щорічних планових і оплачуваних відпусток, дисциплінарних стягнень, навчальних відпусток, графіків чергувань, відряджень на нетривалий час (внутрішньоросійських або зарубіжних), Переліком встановлено 5-ти річні терміни зберігання кадрових документів.
В папці (справі) під однією обкладинкою можуть поміщатися лише ті документи, для яких у цій Класифікації встановлені однакові терміни зберігання кадрових документів. Всі вони розташовуються в строгому порядку. Справа починає формуватися з заяви з проханням про прийом на роботу. Потім доповнюється напрямком на переговори або поданням на співробітника, анкетою і листком з обліку кадрів з доповненнями до особового листка про заохочення і по обліку кадрів. У справі присутня в обов`язковому порядку документи про освіту, а також автобіографія. Виписки з наказів про переміщення, нове призначення або звільнення співробітника, а також характеристики, довідка-об`єктивка і інші документи, що стосуються окремого співробітника, включаються в справу окремою групою. Всі документи в справі розташовуються в хронологічній послідовності.
Кожна заява (скарга) і матеріали про розгляд (якщо вони не стосуються питань щодо поліпшення виробничої діяльності) відносяться до документів кадрової служби і входять в справу самостійної групою, відокремленою листом-роздільником. При повторному отриманні заяви (скарги) або виникненні додаткових матеріалів їх підшивають до цієї групи. Документи розташовуються в алфавітному або хронологічному порядку. Для даної категорії справ терміни зберігання кадрових документів також встановлюються Номенклатури з урахуванням Переліку, затвердженого Наказом № 558. На обкладинці кожної справи в обов`язковому порядку вказується цифрова або буквена індексація і, звичайно, терміни зберігання кадрових документів.
