Склад документів з особового складу, їх види. Які бувають накази по особовому складу?

Незалежно від роду діяльності, будь-яка організація працює з людьми. Юридичне оформлення працівників необхідно на всіх етапах трудових відносин. До складу документів з особового складу, що створюються в цих випадках, входить багато різного роду паперів, нормативних актів і персональних даних.

Роботодавець зобов`язаний не тільки грамотно вести документи з обліку особового складу, а й організувати їх зберігання, передачу в архів і в необхідних випадках знищення. Всі ці дії повинні відповідати чинним нормам законодавства.

Що входить до складу документів з особового складу

Всі етапи руху співробітників повинні бути в відображені у відповідних паперах. До складу документів з особового складу, що відображають рух персоналу, входять наступні:

• документи, пов`язані з пошуком і набором персоналу;
• документи, що відображають поточну діяльність співробітників;
• нормативні акти, які регламентують трудовий процес і кадрові взаємини;
• різні накази по особовому складу, як видані в загальній формі, так і уніфіковані;
• документи, що включають особисті відомості про працівників;
• архівні документи з особового складу;
• документи персонального обліку та анкети;
• інші види документів з особового складу.

Правила оформлення документів з особового складу

Співробітники кадрової та секретарської служби підприємства повинні пам`ятати про необхідність оформлення персональних документів відповідно до вимог закону. Правила, прописані в нормативних актах підприємства, не повинні суперечити вищим вказівкам.

Правильне оформлення документів з особового складу підприємства зазначено у відповідній інструкції. У ній з прикладами і посиланнями повинні бути вказані всі нюанси фіксації на папері роботи з персоналом. Цей нормативний акт видається і затверджується керівництвом організації і носить безстроковий характер.

Персональні документи можуть бути оформлені як в електронному, так і в паперовому вигляді. Якщо текст пишеться від руки, то необхідно стежити за акуратністю почерку і намагатися не робити помарок. Будь-яка виправлена помилка повинна бути підтверджена печтью організації і завірена підписом керівника.

Документи з обліку особового складу часто носять секретний характер, так як містять захищену законом персональну інформацію. До роботи з ними допускається лише строго певне коло фахівців.

Накази з особового складу

У документах служби персоналу виділяють два види наказів:

• накази підприємства з основної діяльності, але стосуються роботи співробітників;
• накази по особовому складу фірми.

Вони відрізняються способом оформлення, порядком затвердження, підписання та видання. Крім того, з персональними наказами найчастіше працюють співробітники відділу кадрів. Там же вони і зберігаються, окремо від інших документів. Такі накази входять до складу документів з особового складу організації.

Велика частина особистих наказів має уніфіковані форми. Зручність роботи з такими бланками має на увазі їх єдність для фірми. Однак обов`язкове використання стандартизованих бланків пропонується тільки державним структурам і бюджетним організаціям. Підприємства з іншою формою власності можуть не дотримуватися цих правил.

Серед персональних наказів найчастіше зустрічаються такі:

• накази про прийом і звільнення:
• накази про переміщення та переказ;
• відрядні накази;
• накази про всі види відпустки;
• нормативні акти про атестацію, навчанні та підвищенні кваліфікації та т. д.

Будь-який наказ по особовому складу доводиться до відома того працівника, якого він стосується. Якщо співробітник з яких-небудь причин не підписує документ, то про це складається акт.

Всі персональні накази повинні проходити обов`язкову реєстрацію в спеціальному журналі. При цьому їм присвоюється номер, який говорить про те, що вони поставлені на облік і за їх виконанням ведеться контроль. Копія наказу обов`язково підшивається до особової справи, документ-оригінал зберігається окремо протягом року, після чого або відправляється в архів, або знищується.

Документи підприємства по особовому складу

У кожній організації, в залежності від форми власності та інших особливостей, будуть створюватися різні документи з особового складу підприємства. Їх перелік має бути приведений в інструкції по ведення кадрового діловодства.

Найчастіше це:

• штатний розклад;
• перелік посад;
• трудові книжки і чисті бланки трудової книжки;
• копії персональних документів співробітників;
• документи персонального обліку і особисті справи персоналу;
• посадові та інші інструкції і трудові договори працівників;
• накази чи розпорядження, що стосуються співробітників підприємства по основній діяльності;
• документи по роботі атестаційної комісії;
• напрямки та інші документи на навчання і підвищення кваліфікації;
• документи про відпустки, перекладах і відрядженнях;
• різні накази чи розпорядження по особовому складу;
• записки, заяви і посадові записки від співробітників і т. д.

Кожна фірма самостійно визначає потрібні види документів по особовому складу, а також спосіб їх створення та зберігання.

Оформлення особової справи

Найбільш важливі і повні відомості про співробітника заносяться в його особиста справа. Склад документів і особливості їх комплектування визначаються кожною організацією самостійно і обов`язково прописуються в нормативному документі. Можна підшивати копії паперів як в прямому, так і в зворотному порядку або формувати по групах.

Особові справи можуть вестися як на більшість працівників організації, так і виключно на керівників і провідних фахівців. Однак на практиці більшість організацій воліє мати комплект документів та інших відомостей про будь-якому співробітнику, незалежно від його посади і статусу.

Категорії документів і їх копій для зберігання в особовій справі працівника:

• анкета або особовий листок служать для об`єднання основних біографічних відомостей;
• копії документів, що засвідчують особу і підтверджують освіту і кваліфікацію, - паспорт, диплом, сертифікати та свідоцтва;
• копія трудової книжки;
• заяву про прийом, переведення і інші;
• копії всіх наказів на працівника;
• копія трудового договору;
• інші персональні документи.

На кожного співробітника заводиться окрема папка, в яку підшиваються перераховані документи та їх копії. Зберігаються особисті справи окремо від інших кадрових документів. Вони містять персональні дані, і тому не повинні бути доступні для сторонніх осіб.

Особиста картка: як правильно оформити?

Уніфікована особиста картка співробітника є обов`язковою для всіх фірм, незалежно від форми власності. Вона є базовим документом, призначеним для обліку працівників організації.

Особиста картка містить всі основні відомості про працівника. Заповнюють її зазвичай від руки, але допустимо первинні відомості внести за допомогою техніки. Ведеться особова картка весь час роботи співробітника в організації. При заповненні розділу допускається роздрукувати і вклеїти вкладиш.

При заповненні особистої картки зверніть увагу на посилання кодів. Вони вказані праворуч від тих таблиць, відомості в яких уніфіковано. Інформація в цих розділах повинна відповідати класифікаторів та іншим нормативним документам.

Особисті картки буде правильно зберігати окремо від інших персональних документів, в сейфі або в металевій шафі з замком. Цей документ містить персональні відомості та підлягають суворому обліку. При звільненні працівника робиться відповідний запис, і особиста картка оформляється на архівне зберігання.

Трудова книжка: оформлення та зберігання

Трудова книжка - це документ, що підтверджує досвід роботи, стаж і посади співробітника. Її ведення є обов`язковим для всіх. Вона зводиться при початку трудової діяльності і в подальшому супроводжує людину аж до виходу на пенсію.

Обов`язок закуповувати порожні бланки і вкладиші трудових книжок лежить на бухгалтерії організації. Її співробітники зберігають їх у себе в сейфі і видають співробітникам відділу кадрів на вимогу. Про це робиться запис у відповідній обліковій книзі. Адміністрації не рекомендується приймати у працівників бланки і чисті вкладиші трудових книжок невідомого походження.

Оформляється трудова книжка завжди тільки від руки. Записи робляться кульковою ручкою з синім чорнилом. Якщо сталася помилка, то її треба виправити і підтвердити це підписом адміністрації та печаткою організації. Всі внесені відомості повинні відповідати закону і інструкції.

Зберігаються трудові книжки окремо від інших документів, в сейфі. Заборонено видавати їх працівникам і тим більше третім особам. Якщо співробітнику організації необхідно отримати відомості про записи в цьому документі, то робиться копія всіх сторінок, потім вони прошиваються, і кожна сторінка завіряється печаткою. При звільненні трудова книжка вручається працівникові в той же день.

Оперативне зберігання персональних документів

Правильне зберігання документів з особового складу - одна з основних обов`язків працівників кадрових служб. Інформація, що міститься в них, відноситься до розряду персональної і не підлягає розголошенню. Крім того, зберігатися і оброблятися такі документи повинні з дотриманнями спеціальних умов.

До підписання трудового договору з майбутнього працівника в обов`язковому порядку береться письмове дозвіл на обробку персональних даних. Копія цього документа підшивається до особової справи або в окрему папку.

Всі документи, що стосуються особистих даних, повинні зберігатися ізольовано від загальних паперів. Доступ до них дозволений тільки фахівцям відділу кадрів і першого керівника організації. Стороннім особам і організаціям особисті дані працівників розголошувати строго заборонено. Виняток становлять судові та прокурорські органи, які звернулися з офіційним документованим запитом.

Для зберігання персональних документів складають окрему номенклатуру справ. Папки та коробки з документами розташовують в шафах, що замикаються. Бажано ізолювати їх від прямих сонячних променів і підвищеної температури. Для великої кількості документів доцільно виділити спеціальне приміщення.

Особові справи, анкети та особові картки знаходяться на оперативному зберіганні до тих пір, поки організація співпрацює з конкретним працівником. Після звільнення вони відправляються на архівне зберігання.

Накази по персоналу зберігаються протягом року після їх видання. Посадові та інші інструкції безстрокові аж до їх скасування. Штатний розклад, а також графік відпусток видаються щорічно і зберігаються у відділі кадрів або в бухгалтерії ще рік після завершення дії.

Архівне зберігання документів персоналу

Після закінчення терміну оперативного зберігання дані про персонал відправляються в архів документів з особового складу. Це може бути підрозділ організації або стороння, найчастіше державна, організація.

Перелік документів, що підлягають тривалому архівному зберіганню, наступний:

• особисті справи, анкети та особові картки звільнених працівників;
• незатребувані трудові книжки і вкладиші;
• накази і розпорядження по особовому складу з простроченим терміном зберігання;
• журнали з обліку руху документів по персоналу;
• штатний розклад;
• графіки відпусток;
• інші документи, необхідність зберігання яких передбачена законодавством або комісією.

Документи в архів оформляє співробітник відділу кадрів або секретар. Тривало зберігати справи і інші папери можна як в самій організації, так і за договором у спеціалізованому закладі.

Документи в папці для тривалого зберігання формуються за датою, починаючи від самої ранньої. Слід уважно стежити за фізичною збереженням паперу та, якщо необхідно, зробити і завірити копію. Всі аркуші справи нумеруються і прошиваються, після чого складається опис.

Папки з документами слід розміщувати в строгому порядку. У самому приміщенні треба підтримувати оптимальну температуру і невисоку вологість, а також не допускати попадання прямого сонячного світла. Стелажі слід регулярно очищати від пилу, а кімнати з документами обробляти від гризунів та інших шкідників.

Знищення персональних документів

Незважаючи на тривале зберігання, документи з особового складу можуть бути знищені. Перед цією процедурою проходить засідання спеціальної комісії, яка колегіально приймає рішення про подальшу долю персональних документів.

Знищення завжди відбувається строго за описом, в присутності всіх членів комісії. Це може бути спалювання, знищення методом подрібнення, пресування і інші способи.

Склад персональних документів багатоликий і різноманітний. Працівникам кадрових служб і керівництва підприємств слід знати, як їх правильно оформляти, зберігати і знищувати.

Статті схожі на "Склад документів з особового складу, їх види. Які бувають накази по особовому складу?"

Терміни зберігання документів в організації

Номенклатура справ. Порядок формування

Терміни зберігання кадрових документів визначається переліком архівних документів

Основи діяльності організації: організаційні документи