Номенклатура справ. Порядок формування
Всі документи після їх виконання повинні бути згруповані в справи. Під терміном «справу» відповідно до ГОСТ 51141-98 слід розуміти один документ або сукупність документів, які відносяться до певного напряму діяльності організації і поміщаються в папку під окрему обкладинку. Для правильного формування, зберігання і обліку справ в кожній організації повинна щорічно (з урахуванням змін зовнішнього і внутрішнього середовища) складатися Номенклатура справ, завдяки якій забезпечується швидкий пошук документів.
При формуванні справ будь-якого підрозділу слід керуватися вимогами єдиної державної системи діловодства. Основні положення викладені в Гості 51141-98, документах головного архівного управління при уряді РФ, методичних вказівках архівних органів, переліках документальних матеріалів. Необхідно обов`язково дотримуватися терміни зберігання документів і справ. Якщо організація зі складною структурою і великою кількістю функцій, то в кожному підрозділі і у всій організації застосовуються єдині принципи систематизації документів, формування та індексації справ. Тому Номенклатура справ відділу кадрів, служби якості, будь-якого іншого структурного підрозділу або самої організації повинні формуватися з урахуванням вимог нормативних документів.
На першому етапі потрібно визначити коло питань і категорії документів, які повинна включати Номенклатура справ підрозділу або організації. Тут слід виходити з необхідності охопити весь обсяг документації як створюваної, так і одержуваної. При появі в роботі нових питань, не передбачених Номенклатурою, в неї потрібно вносити доповнення. Форма номенклатури справ повинна дозволяти своєчасно актуалізувати її. Тому при індексації справ слід передбачити можливість появи нових індексів і виключити зміну раніше присвоєних індексів вже сформованих справ. Перехідні незакінчені справи переносяться до номенклатури наступного року зі збереженням початкового номера.
Тема кожного справи повинен бути чітким і повністю розкриває склад справи і зміст документів, які поміщені в дану папку. На папці необхідно вказувати індекс і термін зберігання справи. Об`єднання справ здійснюється по номінальній ознаці, наприклад, Накази, Протоколи, Розпорядження та інше. Справи можуть формуватися предметно, наприклад, листування з певним кореспондентом, листування про постачання сировини, листування з кореспондентами, об`єднаними за територіальною ознакою і так далі.
При угрупованню документів слід звертати увагу на терміни їх зберігання. Не можна об`єднувати в одну справу документи тимчасового і постійного зберігання або з різним терміном зберігання. Не допускається включати в справу чернетки, що не відносяться до справи документи або варіанти розмножених копій. При формуванні справ необхідно перевіряти наявність в документі всіх підписів, а також правильність його оформлення.
Індексація справ і порядок їх черговості повинні проводитися за ступенем важливості. Першими вказуються найбільш важливі документи (накази, розпорядження або інші розпорядчі документи). Номенклатура справ повинна містити індекси і заголовки справ, терміни і умови їх зберігання, черговість евакуації. Номенклатура справ затверджується в установленому в організації порядку і узгоджується з посадовою особою Державного архіву регіону. Після закінчення року у цій Класифікації оформляється підсумковий запис із зазначенням кількості справ, які були заведені в звітному році по кожній категорії. Здача справ постійного зберігання в архів або утилізація справ тимчасового зберігання (по закінченню терміну) проводиться в установленому Інструкцією з діловодства даної організації порядку.
