Посадова інструкція діловода: права і обов`язки
Діловод організації відноситься до технічного персоналу. Пред`являються до даної посади кваліфікаційні вимоги припускають наявність початкової професійної або загальної середньої освіти. Для виконання обов`язків досить пройти підготовку за спеціальною програмою навчання. Посадова інструкція діловода не вимагає наявності стажу роботи. Призначення і звільнення з посади зазвичай проводиться наказом керівника організації.
Для виконання обов`язків діловод повинен знати нормативно-методичні документи, локальні акти організації, а також бути знайомим з основними розпорядженнями і наказами керівництва. Крім цього, йому необхідно володіти знаннями про організаційну структуру, спеціалізації і профіль підприємства, схемою документообігу, знати архівна справа.
Працівник зобов`язаний керуватися правилами трудового внутрішнього розпорядку, володіти інформацією про терміни зберігання документів, порядку їх оформлення, застосовувати в своїй діяльності уніфіковані форми і стандарти управлінської документації, а також знати норми і правила охорони праці. Крім цього, необхідно вміти працювати із засобами обчислювальної техніки, зв`язку і комунікацій, які застосовуються в документационном менеджменті.
Посадові обов`язки діловода включають:
- виконання роботи з документообігу з використанням новітніх технологій і технічних засобів, прогресивних прийомів і методів її здійснення;
- прийом, обробку, облік і реєстрацію внутрішньої і входить ділової кореспонденції. Діловод повинен направляти листи та інші документи на розгляд директору або структурним підрозділам, а виконані документи поміщати в справи організації;
- прийом, облік, реєстрацію, підготовку до відправки і відправку вихідної ділової кореспонденції в призначені адреси, приміщення контрольних примірників в справи підприємства;
- ведення обліку руху внутрішньої, вихідної і вхідної ділової кореспонденції, відображення відповідних відомостей в контрольній реєстраційної документації (картках, книгах, журналах) і базах даних по документації;
- здійснення систематизації та поточного зберігання документів, їх видачу у тимчасове користування, забезпечення схоронності справ, контроль за своєчасним поверненням.
Посадова інструкція діловода зобов`язує його здійснювати роботу по створенню та вдосконаленню пошукової та довідкової систем, що забезпечують швидкий і зручний пошук документів.
Діловод готує до передачі і передає документи і матеріали в архів, становить опису справ, що відправляються на зберігання. Працівник повинен взаємодіяти з колегами з метою забезпечення максимальної ефективності діяльності, а також виконувати різні вказівки і доручення адміністрації.
Посадова інструкція діловода містить відомості про права працівника.
Він має право на звернення до адміністрації з пропозиціями, що спрямовані на вдосконалення документообігу. Діловод приймає обґрунтовані рішення, що стосуються питань заходів документаційного менеджменту. Він може брати участь в протокольних заходах, де розглядаються питання його роботи і інші моменти з організації управління документами.
Посадова інструкція секретаря-діловода дозволяє працівникові вимагати від відповідальних виконавців повернення раніше виданих документів, а при необхідності робити їм відповідні нагадування.
Діловод несе відповідальність за порушення організації документообігу, невиконання службових доручень за своєю компетенцією. Посадова інструкція діловода забороняє йому розголошувати відомості, що становлять комерційну таємницю, а також використовувати надані повноваження не за призначенням і в особистих цілях.
