Посадова інструкція офіс менеджера і деяких інших співробітників підприємства
Посадова інструкція є визначенням посадових обов`язків, повноважень, відповідальності і умов праці працівників підприємства відповідно до їх спеціалізації.
Для здійснення взаємодії з клієнтами, а також для виконання адміністративно-управлінських завдань в структурі організації, формується окремий відділ - офіс. Одним з керівних співробітників цієї частини підприємства є офіс-менеджер.
Посадова інструкція офіс-менеджера поєднує в собі забезпечення та організацію роботи офісу, а також взаємодія з іншими підрозділами, наявними на підприємстві.
Підкоряючись безпосередньо керівництву (директору) підприємства, адміністратор офісу займається закупівлею, установкою і введенням в експлуатацію офісної техніки, розробкою і складанням графіків здійснення її профілактичного і поточного ремонту, списанням і утилізацією виробило ресурс обладнання.
Посадова інструкція офіс-менеджера також включає в себе:
- Забезпечення підготовки і організації роботи офісу.
- Укладання договорів на постачання витратних матеріалів.
- Ведення бюджету витрат, організація платежів і оформлення довіреностей.
- Інвентаризацію офісного господарства.
- Організацію документообігу офісу, прийому і розсилки кореспонденції.
- Організацію необхідного обслуговування клієнтів підприємства, проведення ділових переговорів з документальним їх оформленням і подальшим аналізом.
- Координацію та контроль роботи співробітників офісу, розподіл між ними посадових обов`язків з проведенням регулярного аналізу ефективності їх роботи.
- Розробку та впровадження систем дисциплінарної відповідальності та мотивації співробітників офісу, а також контроль їх реалізації.
- Надання в межах своїх повноважень допомоги співробітникам при виниклих робочих труднощі.
- Координацію підготовки до завершення і початку нового робочого дня.
- Підготовку звітів.
У деяких випадках посадова інструкція адміністратора офісу може включати здійснення контролю над офісним оформленням, підготовку і випуск ознайомлювальних матеріалів для видачі клієнтам.
Посадова інструкція офіс-менеджера визначає його трудовий розпорядок і ступінь його відповідальності. Співробітник може бути прийнятий або звільнений з посади наказом керівництва підприємства. Відповідно до встановленого порядку призначається особа, яка виконує обов`язки адміністратора офісу в його відсутність. Посадова інструкція офіс-менеджера передбачає також виїзд співробітника у відрядження.
У структурі підприємства існує спеціалізований відділ, що забезпечує управління співробітниками підприємств відповідно до встановленої в організації кадровою політикою.
Посадова інструкція відділу кадрів включає в себе наступні основні положення:
- Роботу по підбору, прийому та розміщення співробітників необхідних спеціальностей, професій і кваліфікації.
- Організацію атестації співробітників, визначення працівників, які підлягають атестації повторно.
- Підготовку необхідних документів для надання в установи соціального забезпечення, ведення записів у трудових книжках, видачу необхідних довідок співробітникам для надання в вказане місце вимоги.
- Проведення систематичного аналізу роботи кадрової структури підприємства.
- Організацію табельного обліку, відпускних графіків, дисциплінарного контролю.
- Зміцнення дисципліни, зниження плинності кадрів на підприємстві.
- Проведення планомірної роботи, спрямованої на створення резерву підприємства.
- Облік співробітників підприємства.
