Діловод: обов`язки і характеристика професії
Діловодство - це характерне напрямок діяльності більшості підприємств, організацій і приватних компаній, яке передбачає збір, оформлення та зберігання всієї документації. Від правильності і грамотності складання паперів залежить оперативність отримання та обробки інформації, а це призводить до своєчасному ухваленню ефективних рішень. Відповідно в штаті будь-якого господарюючого суб`єкта є діловод, обов`язки якого і поширюються на ведення документообігу. Що входить в обов`язки діловода?
характеристика професії
Діловод, обов`язки якого можуть варіюватися від оформлення паперів до прийняття оперативних рішень, затребуваний на ринку трудових ресурсів завжди. Він може працювати в будь-якій компанії, де є документообіг. На сьогодні за законодавством кожне підприємство, незалежно від сфери та форми власності, зобов`язана мати правильно оформлені підтверджуючі документи про діяльність і фінансах, а їх ведення входить в обов`язки діловода. Приходять в цю професію з родинних посад: диспетчер-оператор, секретар-референт, офіс-менеджер або працівник довідкової служби. Хороший канцелярський співробітник - незамінний фахівець і надійний помічник керівника. Діловод, обов`язки якого давно вже переросли банальне оформлення документації, може стати особистим помічником керівника. Спеціаліст даної професії - це в першу чергу службовець, який відповідальний за організацію та зберігання документації компанії. Найчастіше він трудиться в канцелярії і керується податковим, цивільним, судовим законодавством. У малих фірмах діловод, обов`язки якого поширюються лише на заповнення паперів, виконує свої обов`язки в поодинці. Можливо, що він і секретар - це одна особа. У великих компаніях і корпораціях в штаті є кілька співробітників даної спрямованості, які обробляють паперу по конкретному колу питань.
Функціональні обов`язки діловода
Основна його обов`язок - ведення документообігу компанії, він:
- приймає, кореспондує, сортує, відправляє всі ділові папери і листи;
- веде ділове листування;
- веде їх облік в спеціальних журналах і здійснює контроль за нерозголошенням особливо важливої інформації, а також контролює своєчасне і правильне виконання документів;
- готує всі необхідні матеріали для керівника і бізнес-зустрічей;
- організовує роботу архіву.
пред`являються вимоги
Діловод повинен мати диплом про вищу освіту (економічному, юридичному), бувають випадки, коли досить і середньої освіти. Кандидат повинен грамотно володіти мовою, знати ключові правила ведення ділових паперів. Дана професія вимагає від фахівця не тільки професіоналізму і інтелектуальних здібностей, але і таких персональних особливостей, як акуратність, організованість, пунктуальність, доброзичливість. Людині, яка бажає працювати на посаді діловода, повинні бути властиві здатність до тривалої концентрації уваги, відмінна пам`ять, психологічна стійкість, комунікативні навички і конструктивне сприйняття критики. Найчастіше крім особистих якостей і диплома про освіту до кандидата пред`являють і інші вимоги, наприклад знання іноземних мов. Сьогодні багато компаній співпрацюють із зарубіжними підприємствами, і щоб уникнути непорозумінь діловод повинен володіти іноземною мовою, найчастіше це англійський.
