Номенклатура - це основа діловодства на підприємстві
Номенклатура - це систематизований перелік певних найменувань справ, які були заведені в діловодстві підприємства, з обов`язковим зазначенням термінів їх збереження. Вона оформляється за затвердженою формою.
Суміжних ділянкою роботи зі складанням номенклатури є архів, який з метою якісного укомплектування необхідними документами здійснює контроль і надає необхідну практичну і методичну допомогу службі діловодства організації при складанні номенклатури. Відповідальність за складання її несе служба документаційного забезпечення підприємства.
номенклатура справ організації є базою при складанні описів справ різного терміну зберігання, а також одним з основних документів в діловодстві. А архів використовується для здійснення обліку тимчасово зберігаються справ. Номенклатурою закріплюється систематизація справ, яка використовується при формуванні схеми картотеки на всі виконувані документи.
У діловодстві використовується декількох видів номенклатура. Це типова, індивідуальна і приблизна для кожної конкретної організації. Так, типовий номенклатурою встановлюється структура справ, які заводяться в діловодстві аналогічних організацій. Вона має статус нормативного документа.
А ось приблизна номенклатура - це встановлений склад справ зразкового характеру, що заводяться в діловодстві підприємств, на які поширюється її дія, з обов`язковим зазначенням індексів. Статус цього типу документа - рекомендаційний.
Сукупність типових і зразкових номенклатур складають індивідуальну.
структура даних документів представлена заголовками справ, передбачених для закладу в діловодстві підприємства і конкретизованих з урахуванням спрямованості організації. А термін зберігання справ, затверджений приблизною або типовий номенклатурою, переноситься в індивідуальну в незмінному вигляді.
Номенклатура - це документ, складений за затвердженою формою на основі відповідних номенклатур підрозділів, які розроблені за типовою формою, узгоджені з архіваріусом і підписані в обов`язковому порядку керівниками даних підрозділів. Оформляється цей документ на бланку підприємства.
Номенклатура справ бухгалтерії є саме тією складовою частиною загальної номенклатури, що підлягає затвердженню керівником підприємства. Формується розглянутий документ протягом останнього кварталу поточного року.
А узгоджена з архіваріусом номенклатура справ підлягає уточненню в самому кінці кожного року з обов`язковим затвердженням впроваджуються змін керівником підприємства. Введення її в дію здійснюється з першого січня наступного року.
Номенклатура підлягає складанню на базі вивчення змісту і складу документів, які мають місце в діяльності підприємства. При її складанні необхідно керуватися положенням про підприємство або статутом, відповідними положеннями про його структурні підрозділи, номенклатурою попереднього року, штатним розкладом, типовими і відомчими документами з обов`язковим зазначенням термінів їх зберігання.
