Документаційне забезпечення управління - основа для успішного функціонування підприємства
Документ - дуже ємне поняття. Він використовується в численних і різноманітних сферах діяльності людей, є предметом вивчення в багатьох наукових дисциплінах. Тому не можна вибудувати однозначного визначення цього поняття. Сенс і значення документа залежить від того, в якій сфері діяльності людини він використовується. Адже в юриспруденції за допомогою документа можна засвідчити або довести що-небудь, в історичній науці - це цінний джерело інформації про події минулого, а у виробництві та бізнесі правильно організоване документаційне забезпечення управління - це запорука успіху, адже документ тут - основний носій ділової інформації, за допомогою якого фіксуються і передаються управлінчеські рішення. Дуже важливо врахувати, що на відміну від газет, журналів, книг, які містять перероблену інформацію, документ є її первинним джерелом, адже саме тут вона фіксується вперше.
Основи документаційного забезпечення управління
Сферу діяльності, яка забезпечує документообіг і роботу з офіційними документами на підприємстві, традиційно називають діловодством. Цей термін з`явився в Росії ще в XVIII столітті. Причому спочатку словом справу позначали судову тяжбу або адміністративний питання, які вирішуються владними органами. Відповідно, діловодством позначалася діяльність, пов`язана з прийняттям остаточних рішень з цих питань. Пізніше справою стали називати зібрані в певній послідовності і за певними правилами документи. Близько 10 років тому на зміну діловодства прийшов термін «документаційне забезпечення управління», який позначає створення документів, документування, тобто запис інформації на папері або інших носіях за певними правилами і стандартам, встановленим різними нормативними актами і положеннями, а також організацію системи документообігу на підприємстві.
Створювати документи можна, використовуючи різні засоби документування. Найпростішими є ручки і олівці, більш складними - друкарська машинка, магнітофон, відеокамера, фототехніка і т.д. Нарешті, в даний час повсюдно для створення документів використовують комп`ютери, що значно спрощує і покращує не тільки процес документування, а й всю систему документообігу. Комп`ютерна техніка з її великими можливостями в даний час є основним і універсальним джерелом створення і зберігання документів, основним носієм інформації.
Документаційне забезпечення управління - це також створення складної багаторівневої системи документообігу. Її можна порівняти з словотвором. Букви складають слова, а слова є частинами словосполучення і пропозиції, так документи складають первинну систему, яка є основою систем документації вищого рівня. Без такої комплексної системи роботи з документами, починаючи від їх створення, обігу та закінчуючи здачею в архів і зберіганням, неможлива успішна робота підприємства, управління виробництвом і бізнесом. Можна сказати, що грамотно і чітко організоване документаційне забезпечення управління є базовою потребою для роботи будь-якого підприємства, яке може існувати тільки тоді, коли в ньому правильно діє система документообігу.
З документами в своїй роботі стикаються практично всі співробітники установи. Керівники з їх допомогою отримують необхідні відомості про діяльність підлеглих, координують їх роботу і усувають виникаючі проблеми. Співробітники за допомогою документів фіксують різну інформацію, необхідну їм у роботі. Тому знати, що таке документальне забезпечення управління, розбиратися в основи діловодства необхідно кожному фахівцю.
