Організація роботи з документами
Організація роботи з кадровими документами надає особливий вплив на якість функціонування управлінського апарату, а також формування і культуру праці службовців. Чим професійніше ведеться робота, тим успішніше діяльність підприємства в цілому.
Внутрішній документообіг будь-якого підприємства включає в себе різні заходи з підготовки, супроводу, заповнення, копіювання, передачі ділової інформації. Як показує практика, близько сімдесяти відсотків всього часу службовці витрачають саме на ці заходи. Слід сказати, що організація роботи з документами набуває все більшого значення. Сьогодні ця діяльність вважається одним з основних чинників конкурентоспроможності сучасного підприємства.
Організація роботи з документами передбачає особливий підхід до отримуваних і оброблюваних діловим даними, координацію процесів формування і зміни поширення інформації. Грамотна організація роботи з документами зменшує час на пошук, збільшує точність, своєчасність даних, виключаючи надмірність.
З урахуванням багаторічної практики було вироблено три основних види роботи з документацією: змішаний, децентралізований і централізований.
Остання форма передбачає зосередження різноманітних наявних операцій зі структурування в ведення єдиного підрозділу на підприємстві. Таким підрозділом може бути загальний або кадровий відділ, канцелярія та інше. Ведення документації може здійснювати і одна людина, є секретарем. У будь-якому випадку в обов`язки підрозділу або одного службовця буде входити здійснення повного циклу заходів по обробці документації з моменту отримання до передачі в архівний відділ. Ці заходи передбачають прийом, обробку ділової інформації, реєстрацію, зберігання, контроль над виконанням, відправку, довідково-інформаційні операції, систематизацію перед передачею в архів.
Централізована організація роботи з документами вважається найбільш раціональної, а в зв`язку з цим, і більш кращою. Особливо це актуально на невеликих підприємствах. При використанні даного методу систематизації документації значно знижуються витрати на заходи по обробці інформації. Крім того, істотно поліпшується організація праці службовців. При такій формі організації документообігу найбільш ефективно працює оргтехніка, досягається єдність в методичної та управлінської діяльності, пов`язаної з обробкою документації.
Протилежної централізованій системі є децентралізована схема. В цьому випадку для кожного підрозділу формується своя служба по роботі з документацією. У цих підрозділах всі операції здійснюються автономно. Децентралізована система більш характерна для тих установ і організацій, які відрізняються роз`єднаним в територіальному сенсі апаратом. Крім того, дана система роботи підходить і для тих підприємств, документування в яких відрізняється деякою специфікою (наприклад, має місце необхідність в забезпеченні захисту інформації).
Найбільш поширеною, між тим, формою є змішана система. У цьому випадку певна частина з усіх операцій (як правило, з приймання та обробки відправляються і приймаються документів, зберігання, тиражування) здійснюється в центральному підрозділі. У структурні відділи підприємства при цьому здійснюється діяльність по друку (створення), систематизації, зберігання та підготовки до здачі в архів.
Вибір тієї чи іншої схеми роботи з документацією здійснюється відповідно до структури самого підприємства.
