Як написати пояснювальну?
Внутрішній документообіг організації - складна система взаємовідносин між різними відділами, керівниками різних рівнів, підлеглими, виконавцями завдань. Незважаючи на те, що більшість організацій прагне перевести цю роботу в електронний вигляд, певні документи традиційно заповнюються від руки. Жорстко ця норма в законодавстві нашої країни не закріплена, однак факт залишається фактом, і частина паперів оформляють рукописним способом.
Подібний захід більше спрямована на те, щоб при виникненні суперечок у роботодавця або працівника не було можливості підмінити вихідний документ. Подібна «страховка» нерідко себе виправдовує. Як правило, роботодавець надає перевагу в «авторському» виконанні заяви про прийом на роботу, надання відпустки або звільнення. Однак їх, як і всі інші документи, не заборонено виконувати в електронному вигляді, підтверджуючи достовірність викладеного підписом автора або відповідальних осіб.
Пояснювальний документ. Коли і як складати
Будучи частиною службового листування, пояснювальна записка є документом, що носять довідково-інформаційний характер. Як правило, цей документ оформляється у випадках порушення трудової дисципліни або виникненні нестандартних ситуацій на виробництві або в процесі виконання доручень. Зазвичай перед тим, як написати пояснювальну записку, працівник може спробувати дати пояснення в усному вигляді. Якщо адміністрацію задовольнить подібна форма, то складання паперу не буде потрібно.
Найбільш часто пояснення потрібно в наступних ситуаціях:
- неявка або запізнення на робоче місце;
- несвоєчасне виконання завдання;
- невиконання поставленого плану;
- виникнення недостачі або надлишку грошових коштів або ТМЦ;
- внесення пояснень в положення або розділи іншого документа.
Оформлення пояснювальної записки
Перед тим як написати пояснювальну, необхідно розуміти, які дані вона повинна містити і відображати. На підприємстві, яке ретельно підходить до правильності ведення документообігу, а також в державних установах, до пояснювальної записки пред`являються цілком конкретні вимоги щодо оформлення та змісту необхідних реквізитів.
Цей інформаційно-довідковий документ традиційно включає в себе:
- найменування організації і посадової особи, якій документ адресований;
- посаду і дані автора пояснення;
- дата документа;
- власне назва структурного підрозділу;
- заголовок до тексту;
- текст - пояснення. Зазвичай він складається з двох частин: викладу ситуації і пояснення причин;
- дані укладача і його особистий підпис.
Порушуючи тему про те, як написати пояснювальну, не можна не згадати і про те, яким чином інформація повинна бути викладена. Нерідко виконавці забувають про те, що пишуть не твір на тему: «Хто винен і що робити», а заповнюють офіційний документ. Зважаючи на це необхідно виключити будь-яку емоційність у викладі. Текст повинен бути максимально «відстороненим» і містити тільки конкретні факти і інформацію. Як правильно написати пояснювальну, якщо зі зв`язковим викладом є певні проблеми? Можна попросити допомоги у кадрового працівника або скористатися текстовим редактором на комп`ютері, який виділить основні помилки.
Окремо хочеться зазначити, що вимога керівництва представити цей документ, працівник може відхилити, оскільки ні в одному законодавчому акті не прописано, що дана процедура є обов`язковою. Однак в разі відмови адміністрація може застосувати до службовцю адміністративні санкції, попередньо склавши офіційний акт.
Традиційно цей документ пишеться на звичайному бланку або чистому аркуші паперу стандартного розміру. Як написати пояснювальну, щоб уникнути невірного або двоякого тлумачення всього викладеного? Тут відповідь очевидна. Якщо ваш почерк далекий від каліграфічного, то краще скористатися комп`ютером або друкарською машинкою.
