Реєстр - це порядок в документації
Реєстр - це список або перелік. Згідно з іншим тлумаченням, це слово означає книгу для запису документів, майна, інших справ.
У процесі роботи будь-якої компанії створюються документи, що відображають суть її діяльності. Кількість таких паперів стає дедалі більше. Зберігання та знищення таких документів регулюється правилами, встановленими федеральними органами.
Щоб на підприємстві не було хауса з паперами, необхідний реєстр. Велика кількість документів потрібно структурувати і систематизувати. Реєстр - це система, яка значно полегшить роботу з паперами і дозволить знаходити їх в найкоротші терміни.
Архівна обробка та зберігання документів є трудомісткою роботою. Але кожне велике підприємство має впроваджувати у себе таку систему. Великі масиви паперової та цифрової інформації заносяться до реєстру документів.
Фахівці працюють з будь-якими даними:
- кредитні та страхові справи;
- договори-доручення;
- транспортно-експедиційні накладні;
- бухгалтерські та кадрові документи та ін.
Роботи зі складання реєстрів включають в себе:
- Перерахування фахівцями в змісті кожної справи переліку документів, які входять до його складу.
- Внесення цього списку в електронний реєстр.
- Проставлення термінів зберігання кожного структурного підрозділу або його групи.
- Якщо справа зберігається в архіві, то в реєстрі вказують номер короба, де воно знаходиться.
При розробці нового технічного завдання на передбачуваний проект визначається кількість інформації, яка буде занесена в опис.
Реєстр - це перелік інформації, яка заноситься в журнал або на електронний носій. Кожна група документів має своє коротке зміст. Зразкове складання реєстрів:
- особисті справи для відділу кадрів;
- документи бухгалтерії компанії;
- укладені договори організації;
- страхові поліси;
- кредитні договори;
- технічна документація для архітектурно-проектних організацій;
- періодичні видання;
- каталог всіх документів компанії із складенням опису або реєстру.
Складання реєстрів в компанії дозволяє значно скоротити час на пошук документа і ресурсів. У великих компаніях ніяк не обійтися без суворої опису і угрупування всієї документації. Але і дрібні фірми можуть впровадити у себе таку систему обліку.
Організація, яка займається роздрібною торгівлею, враховує товари не тільки за цінами виробника, а й за продажними. За якою вартістю буде вестися облік товарів, вирішує сама торгує компанія. Освіта ціни продажу має підтверджуватися документально. У роздрібній торгівлі на кожен товар складається реєстр. Це дає можливість вести облік по кожній одиниці продукції, за купівельною вартістю і продажною.
Єдиного зразка, за яким ведеться облік товару, немає. Торгова організація самостійно складає форму документа «Реєстр цін», де міститься повна інформація про продукцію і її реквізити. Такий папір складається щодня на весь вступник товар. Стверджує роздрібну вартість керівник компанії.
