Службове завдання на відрядження - формальність чи захист?
Направлення працівника в робочу поїздку супроводжується обов`язковим оформленням наступних документів: службове завдання на відрядження, наказ і посвідчення про відрядження. Як правило, співробітник завчасно бере під звіт необхідні грошові кошти, оформивши відповідну заяву. Або ж оплата відряджень здійснюється після повернення на постійне місце роботи, і компанія відшкодовує витрачені гроші. В обох випадках підставою для оплати служить авансовий звіт і документи, що підтверджують певні витрати (квитки до місця призначення і назад, рахунок з готелю, добові).
Сума може бути перерахована на особистий рахунок або ж отримана готівкою купюрами в касі організації. Звіт про відрядження здійснюється протягом трьох робочих днів після її завершення. Для закордонних подорожей термін збільшений до десяти днів.
Наказ про направлення у відрядження є уніфіковану форму. Готується він найчастіше в відділі по роботі з персоналом. Далі документ підписується керівником організації, а його номер, дата і найменування фіксуються в окремому журналі реєстрації наказів по відрядженнях. Відряджаються співробітник знайомиться з наказом під розпис і отримує на руки його копію.
Службове завдання на відрядження є обов`язковим документом, так як відображає зміст поїздки. Перш ніж цей документ буде підписаний керівником організації, він проходить узгодження з безпосереднім начальником працівника. Важливо знати, що існують певні категорії співробітників, захищені законодавством і мають право відмовитися від відрядження:
- вагітні жінки;
- жінки, які мають дітей до 3-х років;
- співробітники, які не досягли 18 років;
- співробітники, що працюють в організації на підставі учнівського договору і направляються у відрядження, не пов`язану з навчанням;
- батьки-одинаки, якщо дитина не досягла 5 років;
- батьки, які виховують дитину-інваліда;
- співробітники, які здійснюють догляд за хворим членом сім`ї.
Службове завдання на відрядження може мати зворотний бік, де перераховуються вищеперелічені категорії громадян та відводяться для працівника графи - відмова / згоду на відрядження, повністю П.І.Б., посада та дата підписання. Обидва факти (згода або незгода) передбачають лише письмову форму підтвердження. Суворе відповідність законодавчим вимогам при заповненні документа вбереже від конфліктних ситуацій.
Крім того, службове завдання на відрядження містить звіт про виконання, який в стислій формі викладається самим працівником. І це дію повинні підтвердити особистим підписом і безпосередній начальник, і керівник компанії. Щоб уникнути проблем зі звітом про виконану поїздці перед бухгалтерією, необхідно звіряти ідентичність даних у всьому пакеті документів. Будь-які розбіжності в прізвищі, імені, по батькові або терміни відрядження зажадають коригування, документального обґрунтування і додаткової витрати часу.
