Бланк посвідчення про відрядження, його функція та призначення
Бланк посвідчення про відрядження є типовим документом. У нормативних документах даний бланк значиться як документ за формою Т-10. Він є підставою для співробітників підприємства відбути у відрядження. Завдяки спеціальній формі бланк посвідчення про відрядження дозволяє відстежити час перебування співробітників (працівників) у відрядженні. Їх час відбуття і прибуття в (з) пункту призначення.
Якщо співробітник повинен під час відрядження відвідати не одне, а кілька підприємств або організацій, в кожній з них проставляються штампи (друку) про прибуття або вибуття (позначки). Кожна з таких відміток завіряється підписом керівника або іншої особи на підприємстві, уповноваженого на це, на якому побував відряджений співробітник. У разі якщо відряджений працівник не надасть правильно оформлений бланк посвідчення про відрядження, то всі фінансові витрати на відрядження йому можуть бути не відшкодовані. Крім цього керівником підприємства за таким фактом може призначатися служіння розслідування (перевірку), яка повинна підтвердити або не підтвердили факт перебування співробітника у відрядженні і відвідування їм зазначених в посвідченні про відрядження організацій.
Виписувати посвідчення на підприємстві, як правило, уповноважений співробітник кадрового органу. Крім цього документа попередньо видається наказ або розпорядження на відправку працівника у відрядження. І саме цей наказ (розпорядження) і буде підставою для виписки бланка про відрядження.
Після того, як співробітник повертається з відрядження, він здає в кадровий орган (або інший орган, який займався його оформленням) відрядження з відмітками. Крім цього, для завершення процедури відрядження співробітник повинен надати відрядні лист, бланк авансового звіту. До авансового звіту підшиваються документи, які можуть підтвердити всі фінансові витрати протягом відрядження (проїзні документи, чеки на оплату проживання і т.д.).
При оформленні працівника у відрядження слід знати, що наказ (розпорядження) на це дає або керівник, або уповноважена за нього особа. Термін відрядження не може бути більше 40 днів без урахування часу на дорогу. Якщо ж відрядження пов`язане з реалізацією проекту або будівельних робіт, то термін може бути збільшений до року. Крім цього, всі роботи або завдання, які зобов`язаний виконувати працівник в процесі відрядження, повинні не суперечити його функціональними обов`язками, прописаним в трудовому договорі. Не варто забувати, що у відрядженні на працівника також діють всі соціальні гарантії і норми визначені трудовим законодавством.
Від відрядження працівники можуть відмовитися, якщо:
- це вагітна жінка;
- співробітники яким не виповнилося 18 років (творчі професії виняток);
- працівники, на утриманні яких перебувають хворі родичі
- матері виховують дітей до трьох років або доглядають за дітьми-інвалідами віком до 18 років.
Якщо оформляється бланк посвідчення про відрядження на одну людину, то наказ видається відповідно до форми Т-9. Якщо ж планується відправка кількох людей, то для наказу використовується інша форма Т-9а.
Посвідчення про відрядження видається в єдиному екземплярі.
Крім посвідчення, для контролю за працівниками у відрядженнях на підприємстві ведеться спеціальний журнал обліку для працівників, як відбувають, так і прибувають з відряджень. У нього заносяться як власні співробітники, так і співробітники, які прибули на підприємство з інших організацій (підприємств). Найчастіше за ведення такого журналу відповідає співробітник, який займається і оформленням посвідчення про відрядження.
