Як зшивати документи для здачі в архів
Хто з вас знає, як зшивати документи? Цьому не вчать в школі, не викладають в інституті, тільки деякі стикаються з такою процедурою. На жаль, чи на щастя, не існує жорстких стандартів. Зшивання документів - процес нескладний, але і тут потрібно знати деякі моменти. Здавалося б, бери голку і шей. Але ж нерідко вже готові і прошиті документи повертають на доопрацювання. Цей начебто легкий процес вимагає колосальної уваги, посидючості і знання правил документообігу. Потрібно і пронумерувати, і прошити, і підписати, і друк поставити. І не дай Бог, якщо один листочок випаде, доведеться все починати спочатку.
Про те, як зшивати документи, все ж написано кілька методичних рекомендацій, причому у податкової є свої вимоги, а у архівної організації - свої. Прошивка документів потрібно в банках (справи зшиваються і зберігаються кілька років), на підприємствах з вимогами щодо збереження документів, в державних і недержавних архівах, іноді в інститутах і т.д. Причини, за якими досі вручну сідають і прошивають документацію, прості: такі документи складно підмінити, їх легко транспортувати і зберігати.
Отже, поговоримо про те, як зшивати документи.
Для початку доведеться очистити їх від скріпок (звичайних або від степлера). При цьому краще користуватися Антистеплери щоб уникнути випадкового прориву паперу. Далі розкладає все листи по порядку. Після цього запасаєтеся терпінням і нумерувати всі листи в правому верхньому куті. Це можна робити як олівцем, так і ручкою, але краще все ж олівець. В порядку зростання пронумеровуються листи, а не документи. Схеми або карти великого формату складаються і нумеруються як один лист.
Не всі документи мають зручний для прошивки формат, а саме: рахунки-фактур, накладні, чеки або ще щось в цьому роді можуть бути маленькими і не мати достатньо широкого поля зліва. В такому випадку зліва підклеюється смужка білого паперу.
Після цього паперу складаються по порядку в стопку, вирівнюючи її по лівому краю. Тут починається найцікавіше в процесі під назвою "як зшивати документи". Шилом або товстою голкою робляться отвори від трьох до п`яти. Якщо стопка велика - доведеться проявити незвичайне майстерність. Слід намічати проколи, інакше вся стопка роз`їдеться. Проколи повинні бути симетричні і розташовуватися строго вертикально. Як правило, використовують банківський шпагат або спеціальні прошивальні нитки. Також може бути корисною капронова, або, на худий кінець, звичайна нитка, але складена в кілька разів. Прошивають два-три рази і виводять хвостики на центральну дірочку, їх зав`язують у вузол. Хвостики повинні бути довжиною не менше п`яти сантиметрів, краще залишити більше, а в кінці роботи їх обрізати. Вузлик можна залити клеєм, щоб напевно не розв`язався.
Далі все просто. Зверху наклеюється прямокутний аркуш паперу розміром 7х4 см. Це не стандарт, можна використовувати будь-який, який закриє ваші нитки. На ньому вказують: прошнуровано, пронумеровано та скріплено печатью- цифрами і прописом кількість листів-посаду, ПІБ та підпис виконавця або керівника- дата. Хвостики ниток повинні виглядати з-за краю наклейки. Ставите друк так, щоб вона захоплювала частину наклейки і частина листа.
Завдання виконано на відмінно!
