Гарантійний лист як частина документаоборота організації
При створенні організації будь-якого виду і будь-якої форми власності в місцевий орган самоврядування, що виробляє реєстрацію юридичної особи, необхідно надати деякі документи, одним з яких є гарантійний лист від орендодавців. Це загальна і повсюдна практика. Основною причиною наявності таких документів є те, що реєструється організація до отримання відповідного сертифікату не має права вести будь-яку діяльність і підписувати договори. Тому для підтвердження того, що активність даного підприємства буде носити виключно вказаний в статуті характер, надається гарантійний лист від майбутніх постачальників, клієнтів або орендарів.
Крім того, що даний документ широко використовується при реєстрації юридичної особи, його застосовують і в інших сферах діяльності. Звичайно ж, загальний зміст, який несе в собі гарантійний лист - це надання письмових обіцянок (гарантій), опис намірів, умов або дій, які будуть виконані відправником в певний термін, при цьому вони зачіпають інтереси організації-одержувача.
Ці документи можуть адресуватися як організації, так і посадовій особі. При цьому сам лист може навіть і не містити слово «гарантія» - його сенс і назва від цього залишаться незмінними. Як і було, цей документ буде обіцяти виконання будь-яких умов.
Оплата товарів, що надійшли, терміни поставки продукції, якість товару або виконаних робіт, терміни надання послуги або виконання роботи - все це також може обіцяти гарантійний лист. Перераховані параметри можуть бути присутніми в якості невеликої частини тіла документа або складати його повністю. Дані бланки носять строго діловий характер і відносяться до юридичних документів договірного типу. Гарантійний лист на оплату - найпоширеніший вид даного паперу.
Основними характеристиками, властивими кожному документу подібного типу, є точність, чіткість, лаконічність і, найголовніше, однозначність написаного. Останній пункт має першорядне значення, так як в листі йдеться про надання організації-одержувачу будь-яких гарантій від посадової особи за дорученням іншої організації. У документі необхідно згадка виду планованої операції.
Існує два основних види надання гарантійних листів. У першому організація надає список причин, сподвігшіх її на написання такого документа. Наприклад, підприємство потребує зернозбиральному комбайні. Звичайно, швидше і легше попросити цю машину біля сусіднього сільськогосподарського кооперативу. При цьому в гарантійному листі спочатку викладаються причини, за якими організації терміново потрібен комбайн, а в кінці додається пропозиція наступного характеру: «Оплату гарантуємо» або «Провести орендну плату гарантуємо повністю в термін до ...» і т.д.
Другий тип листів може безпосередньо починатися з гарантій: «Даним документом гарантую здійснити оплату / надати обладнання / надати послуги і т.д ....». Крім того, багато документів подібного роду мають, поряд з печатками і підписами, реквізити організації-платника. Наявність таких даних обов`язково для такого бланка, як гарантійний лист про оплату.
