Що таке протокол зборів. Правила та вимоги до оформлення
Необхідність документального підтвердження прийнятих рішень потрібна в ситуаціях, коли вони приймаються колегіально. Найбільш часто для фіксації ходу події застосовується такий вид запису даних, як протокол.
слово "протокол" має кілька значень - це може бути і встановлений порядок дій в певній ситуації, і належним чином оформлений офіційний документ, що містить в собі дані про послідовному ході обговорення, дебатах і прийнятті рішень на засіданнях і нарадах, конференціях і зборах. Необхідно враховувати, що він має кілька форм, різних за своїм призначенням. Протокол зборів мешканців є документом дещо інший категорії, ніж, наприклад, протокол слідчих органів чи іншої наглядової інстанції.
Наради постійних / тимчасових колегіальних спільнот (комітетів, зборів акціонерів, мешканців, ради директорів) підлягають обов`язковому документуванню. Залежно від рішення, прийнятого головою організації або групи, протокол зборів може вестися в повному (докладна запис виступів, дебатів, питань і відповідей) або скороченому вигляді. Як правило, під час засідання секретар або інше відповідальна особа веде запис всього, що відбувається, збирає супутні матеріали, надані учасниками, а після зводить їх в єдиний документ.
Що стосується вимог до цієї офіційної папері, то вони позначені в державному стандарті, який регламентує вірний порядок оформлення. Так, в протоколі зборів власників мешканців або представників інших груп і організацій, крім назви самого документа і організації, дати проведення заходу та порядку денного, обов`язково вказуються дані про голову, секретаря та присутніх учасників.
Коротко схема викладу інформації виглядає наступним чином: слухали - виступив (і) - вирішили / постановили. Достовірність викладених даних візується підписом голови і секретаря. При необхідності, учасники засідання можуть отримати як повну копію протоколу зборів, так і виписку з будь-якої його частини.
Деякі нюанси з інформаційних даними носить документ, що відображає перебіг колективних нарад населення, яке проживає в багатоквартирних будинках. В цьому випадку до протоколу зборів власників житла обов`язково вносять дані про форму заходу (власне збір людей або заочне голосування з питань порядку денного), фактичну адресу та площі зазначеного отдельностоящего об`єкта, кількості присутніх і належних їм голосів.
Крім цього, обов`язковим додатком до документа є список прізвищ учасників (або їх представників) із зазначенням номера квартири, що знаходиться у володінні. У разі якщо думка мешканців було отримано заочно, то в додатковому переліку повинні бути вказані не тільки дані про людину, але і про його рішеннях з усіх питань порядку денного. Також він повинен включати в себе і відомості про документ, що підтверджує право власності або володіння конкретним приміщенням в складі будинку, а також воля кожного громадянина за пунктами, позначених на порядку денному в зрозумілих і прийнятих формах (згоден, не згоден, утримався). Тільки за цієї умови протокол зборів мешканців матиме юридичну силу.
