Як оформити опис вкладення
Відомо, що бухгалтерам часто доводиться мати справу з документами різного роду. Вони повинні постійно мати всі необхідні відомості, доставляти вчасно звіти і цінні папери. Іноді бухгалтеру необхідно подолати немаленькі відстані для того, щоб привести ті чи інші документи. Відомо, що якщо не зробити цього в чітко зазначений поквартальний термін, то штрафні санкції не змусять себе довго чекати. Виходить, що бухгалтер повинен не тільки встигати все розрахувати і оформити, але еше і попрацювати кур`єром і відвезти всі документи в зазначені інстанції, яких налічується чимало. Як же все це встигати?
Спеціально для подібних випадків існує паличка-виручалочка для всіх бухгалтерів і інших людей, які шукають надійні способи доставки документів в інші інстанції. Це, як правило, має назву - опис вкладення. Що вдає із себе дана операція і в чому вона полягає?
Ви приходите в поштове відділення, заповнюєте запропоновані бланки, в яких записуєте назви всіх документів, які потрібно відправити. Працівник пошти ретельно перевіряє, щоб всі документи були в наявності. Після цього при ньому ви заклеюєте конверт і оформляєте свій цінний лист. Потім пишете адресу та відправляєте за призначенням. Для того, щоб ваші нерви були повністю спокійні, можна заповнити і акт отримання листа. Адресат, отримавши ваше послання з цінними паперами, повинен підтвердити отримання підписом. Цей бланк буде переданий вам особисто тим же способом - підтвердження про доставку ви знайдете в своїй поштовій скриньці.
Природно, довгий час багато хто не зважувалися довіряти поштовим працівникам передачу цінних або просто важливих паперів. Причина проста: всі пам`ятають про масу випадків з втратою листи. Однак тепер ця операція чітко простежується. Якщо ви склали опис вкладення в цінний лист, а потім відправили його за вказаною адресою, з вами такого не станеться. Саме ця процедура і оберігає вас про різного роду казусів.
Отже, як же оформляється опис в лист? Як правило, використовується стандартна форма 107. Її можна завантажити на будь-якому сайті, роздрукувати та заповнити в офісі, але правильніше зробити це безпосередньо в поштовому відділенні. До слова, опис вкладення містить такі графи, які ви повинні заповнити: «Опис вкладення в» - 1 рядок, де ви повинні написати стандартну фразу - «цінний лист», 2 рядок - «Куди», де ви пишете адресу організації, якою відправляєте дане послання. 3 рядок - «На ім`я». У ній ви пишіть прізвище та ініціали особи, якій призначено послання, тобто це і є найменування одержувача.
Потім у формі 107 буде таблиця, що складається з 4 стовпців. 1 - це порядковий номер документа, 2 стовпець має назву - «Найменування предметів» - тут ви будете повинні записати заваніе кожного документа. 3 стовпчик містить кількість документів - тут ви вказуєте 1 лист, 2 або 3-го листка. А в четвертому міститиметься цінність в рублях. Так, в кожному рядку ви пишете назву документа в стовпчику «найменування ...», потім кількість листів в 3 стовпчику, і ціну в 4. Все досить просто.
Після того, як заповніть таблицю, пишете - "Загальний підсумок цінності", Наприклад, 3-го листка, 300 рублів. Розписуєтесь в графі "відправник". Потім в рядку «Перевірив» працівник пости пише свої ініціали, попередньо переглянувши пакет документів, які ви відправляєте. І тільки після цього листа потрібно помістити. На конверті ви знову ж пишете адресу, зверху працівник пошти зазначає - «Цінний лист». Ось, власне, і вся процедура.
Навіщо потрібна опис вкладення? Справа в тому, що якщо лист не дійде за призначенням, то ви можете підтвердити факт відправки за допомогою чеків, які вам видадуть на пошті. Крім того, опис вкладення будеть зареєстрована в базі даних поштового відділу, послугами якого ви скористалися. І тоді ви зможете довести свою невинність, якщо документи не дійдуть до тієї чи організацію в строк. Хоча цього й не станеться: опис вкладення - це надійний спосіб передачі цінних документів від відправника до одержувача.
