Відомість - інструмент складання балансу
Починаючи складати баланс, необхідно проконтролювати, чи правильно зроблені в звітному періоді записи на рахунках. Для цього починають складати оборотну відомість, яка представляє собою таблицю (шахматку) і містить інформацію про залишки по всіх рахунках, задіяним на початок звітного періоду, про сумарних оборотах по місяцях і виводяться на їх підставі сальдо. Іншими словами, відомість є способом, що дозволяє на рахунках бухобліку узагальнити дані облікової реєстрації.
Складання оборотних відомостей виробляють за всіма рахунками синтетичного обліку, які використовуються на підприємстві. Даний документ містить три парні колонки, в які записуються обороти і сальдо по кредиту і дебету.Ітогі, що показуються в Оборотка, повинні мати попарно рівні значення. Тобто за всіма рахунками дебетовийоборот відповідно повинен дорівнювати кредітовому- це ж правило стосується і місячних оборотів. Підсумки по залишкам на початок місяця по кредиту і дебету повинні бути однаковими, оскільки в результаті використання подвійного запису виробляється фіксування кожної суми двічі: по кредиту одного і за дебетом іншого рахунку. Суми повинні відповідати і підсумками журналу реєстрації операцій.Еслі же виявлено розбіжність, то можна говорити про допущену помилку або пропуск операцій.
У разі рівного розподілу сальдо (залишків) на кінець місяця до кредиту і дебету можна зробити висновок про те, що вони отримані на основі початкових оборотів і залишків. Дані сальдо (залишки) і використовуються бухгалтером для розробки нового баланса.Ітак, при правильному веденні бухобліку повинно виконуватися попарне рівність кредитових і дебетових початкових сальдо, оборотів за рахунками і кінцевих сальдо.
Оборотний баланс або, по-іншому, відомість по синтетичними рахунками є регістром, де в одному місці зводяться підсумки сальдо і оборотів за всіма синтетичними рахунками. Вона відображає як зміни, так і стан джерел та засобів. За допомогою такої відомості проводять перевірку правильності ведення облікових записів, а також виконання нового балансу.
Даний документ має наступну форму. Перша колонка фіксує назву рахунків балансу, які мають залишки: пасивні та активні. З другої по п`яту колонки висвітлюються відповідні кредитові суми і дебетові по кожному рахунку. У 6 і 7 колонці виводять підсумки, які розраховують на підставі початкових оборотів і залишків. дебетові залишки активних рахунків складають з дебетовими оборотами, віднімаючи кредитові. А кредитові залишки пасивних рахунків складають з оборотами за кредитом за вирахуванням дебетових оборотів. Підсумок, відповідно, містить дебетове сальдо або кредітовое.Оборотная відомість в аналітичному обліку застосовується окремо до кожного синтетичного рахунку. Вона являє залишки (сальдо) і підсумки оборотів аналітичних рахунків, які об`єднані в один синтетичний рахунок.
Така відомість, бланки якої містять інформацію про рахунки, дозволяє спостерігати за рухом і станом окремих рахунків і утворюють їх джерел. Крім цього, даний документ використовують при перевірці, коли вивчають, чи правильно зроблені за відповідними рахунками облікові запісі.Для ведення обліку також використовується відомість рахунків аналітичного обліку проведених розрахунків з підрядниками і постачальниками.
Шахова відомість дає можливість узагальнити дані на рахунках по оборотам, дозволяє розкрити їх зміст і перевірити, чи правильно кореспондують рахунки. Записи в шаховій відомості здійснюються так, щоб проглядалася кореспонденція, щоб було видно, звідки надійшли цінності і куди вони прямували. Сума дебетових оборотів за всіма рахунками повинна відповідати сумі оборотів по кредиту рахунків, що виходить з принципів подвійного запису.
