Платіжна відомість
видача заробітної плати, лікарняних виплат, премій, відпускних та інших грошових сум, що були нараховані службовцю або працівникові за місяць, відображається в бухгалтерській документації за допомогою платіжних і розрахунково - платіжних відомостей.
Держкомстат РФ затвердив уніфіковану форму платіжної відомості Т-53. За цією формою виплати можуть проводитися декільком співробітникам (відділу, цеху, філії) за однією відомістю.
Бланк платіжної відомості за своєю структурою умовно ділиться на три частини. Перша - титульна частина - повинна включати певні реквізити, перелік яких регламентований Держкомстатом РФ постановою №1 від 05.01.04. Друга частина - таблична. У ній формується список співробітників, яким будуть зроблені виплати. Загальноприйнята форма таблиці - це порядковий номер, закріплений за трудовим договором табельний номер, повністю ПІБ співробітника, що підлягає до виплати сума (після всіх необхідних стягнень), порожня графа для підпису одержувача зарплати. У цій же заздалегідь порожній графі в разі неотримання заробітної плати або інших виплат співробітником у встановлений для видачі грошових сум термін, бухгалтер робить позначку «депоновано». Важливим моментом в заповненні табличної частини є те, що вона не повинна мати порожніх граф, тобто якщо співробітнику з яких-небудь причин виплата заробітний плати не здійснюється, то у вільній графі необхідно ставити прочерк. Це допоможе виключити внесення недостовірних даних. Третя частина являє собою прописану після заповнення табличній частини загальну суму належних до виплати грошових коштів і депоновану суму. Також вона повинна містити посаду і підпис з розшифровкою співробітника, яка провела видачу грошей за відомістю, і бухгалтера, який перевірив дану платіжну відомість.
Але не слід плутати такі понянія, як платіжна відомість і розрахунково-платіжна. бланк розрахунково-платіжної відомості має іншу структуру. Він призначений для проведення докладних нарахувань по всіх категоріях виплат працівникам і службовцям, що передбачені на підприємстві, і відображає все відрахування, що були зроблені із загальної нарахованої суми, таким чином, отримуючи так звану «чисту» зарплату. У той час як в платіжній відомості видно дані тільки про заробітну плату, яка підлягає для видачі на руки. Ця сума береться з заздалегідь розрахованої розрахунково-платіжної відомості.
Роздруковується платіжна відомість в одному екземплярі. Готова (з усіма даними) платіжна відомість реєструється в спеціальному журналі, який заводиться на підприємстві щороку. Термін зберігання журналу становить 5 років. Після реєстрації документ підколювати до складеного до цієї відомості видатковим касовим ордером. Причому дата і номер касового ордера повинні бути вказані в укладає частини платіжної відомості.
Вся відповідальність за правильне заповнення і внесення достовірних даних в платіжну відомість лягає на касира, а верифікацію і зберігання виробляє головний бухгалтер.
Основним недоліком платіжних і розрахунково-платіжних відомостей є відкритість. Отримуючи свою заробітну плату, співробітник може з легкістю бачити і підлягають до видачі суми своїх колег, що порушує принцип конфіденційності отримання заробітний плати на підприємстві.
З введенням в роботу бухгалтерії нових технологій, в тому числі програмного забезпечення, все частіше ведення бухгалтерського обліку проводиться автоматично за допомогою спеціалізованих програм, що значно спрощує формування платіжних відомостей. На підприємствах і в організаціях, які перевели своїх співробітників на отримання заробітної плати через розрахункові банківські карти, розрахунково-касова діяльності і зовсім не здійснюється. Тобто платіжна відомість просто ставати неактуальною і її не формують.
