Етапи ділового спілкування
Аналізуючи практику ділових відносин можна побачити, що при вирішенні проблем за допомогою міжособистісних контактів, багато визначається організацією процесу ділового спілкування, і прямо залежить від уміння партнерів (співрозмовників) налагоджувати контакт. Ділове спілкування, як правило, є сприятливою, нерідко єдиною можливістю переконати співрозмовника в актуальності вашої позиції для того, щоб він підтримав її. Тому, одна з головних задач ділової бесіди - це переконання партнера прийняти певні пропозиції.
Для того, щоб зустріч була результативною тематика спілкування і основні концепції вибудовують у вигляді списку актуальних питань, при цьому при зустріч повинна плавно протікати крізь всі необхідні етапи ділових переговорів. Перерахуємо етапи ділового спілкування:
• підготовка до ділового спілкування;
• визначення території і часу зустрічі;
• встановлення контакту;
• обговорення проблеми, питання і обмін інформацією;
• аргументування;
• контраргументірованіе;
• пошук компромісного або оптимального варіанту;
• прийняття рішення;
• фіксування домовленостей;
• вихід з контакту;
• аналізування результатів зустрічі.
Мало тільки знати те, які етапи ділового спілкування повинні бути. Тому розберемо, що саме включають в себе етапи проведення ділової бесіди. Підготовка - це досить відповідальна справа, що включає в себе складання плану, заснованого на конкретних завданнях бесіди, пошук оптимальних шляхів їх вирішення, аналіз передбачуваних можливостей, прогнозування результату спілкування, збір інформації про співрозмовника, визначення вагомих аргументів, вибір оптимальної тактики і стратегії спілкування. Орієнтація за місцем і часу здійснюється по-різному і залежить від установок - позицій співрозмовників: «зверху», «знизу», «на рівних». Вступ в контакт, зустріч співрозмовників служить початком бесіди. Перші вимовлені фрази нерідко впливає на небажання або бажання продовжувати розмову, вислухати партнера по спілкуванню. На цьому етапі використовують чотири основні методи: зняття напруги, зачіпки, стимулювання уяви, прямого підходу. Обговорення проблеми за допомогою передачі інформації залежить від характеру поставленої мети.
1. мета - проблема,
2. мета - завдання, завдання,
3. мета - маніпулювання,
4. мета - перекладання відповідальності.
Аргументація переплітається з передачею інформації, формуючи попередню думку. Нейтралізація або контраргументірованіе зауважень співрозмовника. Тут можуть бути корисні наступні поради: вислухайте опонента, не поспішайте відповідати, задавайте уточнюючі питання, щоб зрозуміти суть заперечення, вникати в суть заперечення, можливо, воно викликано неповністю розкритою інформацією, використовуйте відкриті запитання. Не показуйте свою невпевненість на етапі прийняття рішення. Зберігайте спокій і здатність, спираючись на сильні аргументи. Резюмуйте підсумки зустрічі, визначитеся з точними термінами намічених дій і способі наступних взаємин. Подякуйте співрозмовника. Виходять з контакту спочатку невербально, і потім мовним прощанням. Самоаналіз дозволяє проаналізувати помилки, допущені в процесі переговорів і накопичити досвід.
При цьому названі вище етапи ділового спілкування не єдиний спосіб розподілу такого процесу. Використовують також поділ, що включає в себе наступні етапи ділових переговорів: спрямованість на конкретного партнера, відображення конкретного партнера, взаємне інформування та взаємне відключення. У процесі ділового спілкування схема, що включає в себе етапи проведення ділової бесіди, може бути як короткою, згорнутої, так і докладної, повною. Саме свідоме визначення необхідних етапів, а також їх регуляція забезпечують ефективність спілкування.
Отримавши таку інформацію можна і потрібно пропрацювати всі етапи ділового спілкування наодинці з собою, без опонента. Назвіться самі собі, викладіть суть питання, відпрацюйте аргументацію. Все це допоможе набратися практичного досвіду перед серйозним випробуванням - діловими переговорами.
