В яких випадках складаються бухгалтерська довідка та бухгалтерська довідка-розрахунок?
Бухгалтерська робота пов`язана з цифрами, розрахунками, обчисленнями. Всі ці операції виконує людина, і ніхто не застрахований від помилок. Виявлені помилки необхідно виправляти. Коригування неправильних підрахунків повинна супроводжуватися документом - бухгалтерською довідкою. Кожен бухгалтер зобов`язаний знати, як її скласти. У довідці необхідно вказати причини виникнення помилки і спосіб її виправлення в бухгалтерському та податковому обліку. Робиться це для того, щоб з часом не забути, з якої причини були зроблені виправлення.
Як складається бухгалтерська довідка?
Бухгалтерський облік заснований на документальному підтвердженні всіх господарських операцій. Крім того, документи підлягають реєстрації в якості первинних. Податковий кодекс бухгалтерську довідку зараховує до первинного документа. У такого документа не існує спеціально розробленої форми, тому бухгалтерська довідка може бути складена довільно. Зміст кожної з них, в залежності від операції - індивідуально. Однак у кожній довідці є обов`язковою наступна інформація:
1. Найменування організації, що становить документ.
2. Зміст (бухгалтерська довідка або довідка-розрахунок).
3. Дата складання.
4. Зміст операції.
5. Обсяг операції і одиниця виміру.
6. Посада осіб, відповідальних за операцію, і правильність оформлення.
7. Підписи зазначених осіб.
Виправлення помилки вважається господарською операцією. У зв`язку з цим повинно бути підстава для внесення запису про операцію у вигляді виправлення помилки в облікові регістри. Цією підставою і є первинний документ - бухгалтерська довідка. Вона підлягає зберіганню з усіма первинними документами, з тим регістром, в якому і були зроблені виправлення. Термін зберігання документа пов`язані з терміном зберігання регістра обліку, в який були внесені коректування.
Слід знати, що бухгалтерська довідка оформляється не тільки з метою виправлення помилок, але в інших випадках: при постановці на облік основних засобів і нематеріальних активів, амортизаційних розрахунках. У бухгалтерському обліку всі коригування робляться в період виявлення помилок. У податковому ж обліку системні помилки, які стосуються минулим звітних періодів, виправляються в період їх здійснення. У деяких випадках, якщо період, коли була допущена помилка, неможливо визначити, виправленню підлягають податкові зобов`язання звітного періоду, в якому вона була виявлена.
Бухгалтерська довідка-розрахунок
Даний документ потрібен у разі необхідності фіксування сум, відповідальність за які несе бухгалтер. Операція застосовується, наприклад, при роздільному обліку оподатковуваних і неоподатковуваних податком на додану вартість (ПДВ) операцій. У цьому варіанті потрібно виконати розрахунок оподатковуваної і неоподатковуваної виручки, від якої залежать суми ПДВ.
Для підтвердження розрахунку існують і інші ситуації, коли потрібно бухгалтерська довідка. Приклад їх може бути такий: розрахунок суми відсотків за позиками (отриманим і виданими) із зазначенням в довідці реквізитів договору позики, суми, процентної ставки, терміну договору.
Крім цього, довідка-розрахунок може використовуватися при розрахунку суми допомоги по тимчасовій непрацездатності та додаватися до лікарняним листком.
Бухгалтерська довідка допомагає фіксувати різні випадки, розрахунки, служить підтвердженням позиції в суперечці з податковими органами. Її складання не займає багато часу. Слід пам`ятати, що відсутність бухгалтерської довідки вважається великим порушенням правил ведення звітності доходів і витрат. Щоб уникнути негативних наслідків під час щорічної інвентаризації, обов`язково слід перевірити наявність усіх бухгалтерських довідок. В іншому випадку може бути накладено штраф.
