Що таке erp-система? Планування фінансових ресурсів підприємства

Все більше підприємств різних масштабів по всьому світу прагнуть впровадити в свою роботу наймогутніший засіб управління, відоме як ERP-система. Її використання покликане налагодити ефективний контроль і планування всіх стратегічно важливих для організації бізнес-процесів, оптимізувати функціонування основних виробничих і допоміжних об`єктів.

Поняття ERP і ERP-системи

Бізнес-стратегія ERP (EntERPrise Resource Planning) являє собою інтеграцію всіх підрозділів і процесів організації: виробничих потужностей, управлінь фінансового, кадрового та клієнтського профілю і багатьох інших. Таке об`єднання в першу чергу направлено на оптимізацію розподілу різних ресурсів всередині підприємства.

Якщо раніше це було чисто маркетингове поняття, то сьогодні під ERP-системою найчастіше розуміють клас спеціалізованих програмних засобів. У широкому ж змісті вона є методологію планування та управління всіма ресурсами підприємства. Історично стратегія ERP була сформована на підставі своїх попередниць:

• MRP - планування матеріальних потреб.
• MRP II - планування виробничих ресурсів.

На відміну від них, ERP-система може бути використана для дуже великих підприємств, часто територіально розподілених. В даному випадку мова йде про планування корпоративних ресурсів, оскільки вона приділяє увагу не тільки виробничого, а й всебічному фінансового планування. Суттєвою особливістю ERP-системи є також можливість її застосування на абсолютно будь-яких підприємствах незалежно від специфіки роботи, в тому числі і на які не займаються виробничою діяльністю. Розглядаючи її як програмного продукту, слід зазначити оснащеність більш потужним комплексом технічних засобів, що полегшують або заміщають процес прийняття рішень.

Призначення ERP-системи на підприємстві

Щоб зважитися на корінні перетворення в діяльності своєї компанії, пов`язані з впровадженням інформаційної системи управління і реалізацією нової бізнес-стратегії, керівництво повинно чітко усвідомлювати всю необхідність цього кроку, яка повинна виражатися в наступних ключових моментах:

• небажанні приймати поточний стан справ;
• існування необхідності використання сучасних технологій для посилення позицій бізнес-суб`єкта на ринку в умовах конкурентної боротьби;
• очікуванні отримати значні переваги від впровадження.

В першу чергу застосування ERP-системи покликане сприяти успішній реалізації аналогічної бізнес-стратегії, виконання якої має забезпечити ефективне планування ресурсів підприємства і управління ними. Для цього необхідно оптимізувати роботу його підрозділів, а саме домогтися максимальної узгодженості між ними і скоротити адміністративні витрати. Цього можна досягти за рахунок переваг, що надаються інформаційною системою. це:

• Підвищення прозорості бізнес-процесів.
• Рішення проблем з упорядкуванням і пошуком потрібної інформації.
• Підвищення достовірності та актуальності даних.
• Збільшення швидкості документообігу між підрозділами.
• Організація єдиного інформаційного простору між головним офісом і віддаленими філіями.
• Скорочення часу заповнення документації і позбавлення від можливих помилок.
• Збільшення швидкості прийняття рішень на всіх рівнях.

ERP-система забезпечує підвищення конкурентоспроможності об`єкта не тільки за рахунок впровадження в його роботу більш ефективних бізнес-процесів. Її використання має також привести до скорочення загальних витрат підприємства. Передові інструменти планування, моделювання та аналізу допомагають здійснити оптимізацію ресурсів виробничої діяльності, фінансової сфери, а також роботи складських, транспортних та інших підрозділів.

Основні особливості роботи

У різних компаніях, навіть займаються одним і тим же ділом, все бізнес-процеси можуть протікати абсолютно по-різному. Стандартизована схема роботи, яку пропонує інформаційна система управління підприємством, може значно відрізнятися від застосовуваної тут раніше. З цієї причини розглядати її лише як програмного продукту в корені невірно, оскільки впровадження його вимагає від компанії масштабних внутрішніх змін у вигляді реорганізації існуючих бізнес-процесів.

Концептуальні особливості цих систем безпосередньо пов`язані з їх сутністю. Згадаймо, що ERP-методологія передбачає консолідацію всіх життєво важливих підрозділів підприємства для організації ефективного управління його ресурсами. Таке об`єднання реалізується всередині інформаційної системи за допомогою наявності єдиної загальнодоступної бази даних. Відомості надходять в сховище лише одного разу, а згодом можуть бути багаторазово перероблені і використані різними внутрішніми та зовнішніми споживачами. У порівнянні з реальним життям, в цьому випадку відбувається зменшення витрат часу і сил співробітників підприємства на прийняття рішень. Потрібно також відзначити, що ERP-система є не автоматизованою системою управління технологічних процесів, а інтегрованої інформаційної, заснованої на їх абстрактної моделі, інформація в яку вводиться живими людьми.

Структура бази даних, як і робота програмного комплексу в цілому, повинна бути влаштована таким чином, щоб відображати діяльність всіх підрозділів без винятку. Такий підхід дає можливість проводити моніторинг загальної сукупності ресурсів і ділових процесів підприємства практично в режимі реального часу, а значить, і здійснювати оперативне і стратегічне управління ними.

Одна з основних завдань ERP-систем полягає в оптимізації процесу планування і контролю над виконанням плану. Вбудовані інтелектуальні алгоритми значно спрощують для своїх користувачів її рішення. Наприклад, планування і управління виробничим підприємством має безліч специфічних особливостей, пов`язаних з неоднорідністю його складових частин. Так, на одному заводі можуть існувати цеху, що працюють як безперервно, так і дискретно. З цієї точки зору впроваджувана система ERP-класу повинна бути універсальною і містити в собі найширший набір спеціалізованих модулів.

Оскільки сучасні підприємства сьогодні часто територіально розподілені, дуже важливо, щоб і віддалені від головного офісу філії були забезпечені повноцінним доступом до загального інформаційного сховища даних. Це реалізується найпередовішими мережевими технологіями, задіяними при розробці ERP-систем, які також передбачають і розмежування прав доступу користувачів до зберігаються в них відомостями.

Функціональність систем ERP-класу

Говорячи про функції, не можна забувати про те, що будь-який продукт ERP-класу - це система управління підприємством в цілому. Діапазон його можливостей в першу чергу буде залежати від масштабу і особливостей роботи об`єкта, для потреб якого він використовується. Розглянемо класичний набір функцій:

виробництво

• Ведення конструкторських і технологічних специфікацій товарів, що випускаються або виконуваних послуг з метою визначення кількості необхідних матеріалів і норм трудових витрат.
• Складання виробничих планів.
• Планування і управління технічними потужностями підприємства в різному наближенні: від окремих одиниць до цехових і виробничих об`єднань.

фінанси

• Оперативний бухгалтерський, фінансовий, управлінський, податковий облік і контролінг.
• Управління активами підприємства, у тому числі основними фондами, цінними паперами, банківськими рахунками та ін.
• всебічне планування фінансових ресурсів підприємства та контроль його результатів.

Логістика

• Формування планових показників необхідних обсягів матеріалів, сировини, деталей, комплектуючих відповідно до планів виробництва.
• Управління постачанням і збутом: облік контрагентів, ведення реєстру договорів, управління ланцюгами поставок, реалізація складського планування і обліку.

кадри

• Управління процесом підбору персоналу.
• Оперативний кадровий і табельний облік, ведення штатного розкладу, розрахунок зарплат.
• Планування трудових ресурсів.

Маркетинг і реклама

• Ведення планів продажів.
• Управління ціноутворенням на різних видах ринку з метою формування адекватної загальної стратегії підприємства, прозорої політики розрахунку вартості товарів: облік знижок і особливих умов продажу.
• Планування і контроль проведених рекламних і маркетингових заходів.

Проекти. звітність

• Надання широкого вибору стандартизованих бухгалтерських, фінансових та управлінських звітних форм, а також гнучкий механізм створення користувацьких.
• Складання загальної стратегії: поетапне планування необхідних для успішного здійснення термінів, матеріальних, фінансових і кадрових ресурсів.
• Моніторинг основних показників виконання проекту.

Які підприємства можуть використовувати у себе ERP- системи

На перший погляд може здатися, що системи цього класу призначені виключно для великих виробництв, оскільки саме для них в більшій мірі характерна висока складність структури потоків ресурсів і процесів різних видів. Однак існують ситуації, коли підприємству невеликого розміру може бути недостатньо використання класів MRP або MRP II. Сьогодні на ринку можна придбати програмні продукти, що володіють різними можливостями. Залежно від масштабу підприємства, на якому вони можуть бути ефективно використані, виділяють важкі, середні і легкі рішення.

Що стосується невиробничих організацій, то системи класу ERP застосовні в тому числі і для них. Для таких підприємств буде достатньо і не дуже широкого функціоналу. На даний момент існують малі інтегровані або локальні різновиди систем, які зможуть задовольнити потреби торгових компаній або організацій, що працюють в сфері послуг. Також необхідно відзначити, що багато розробників пропонують своїм клієнтам і галузеві продукти.

Про способи класифікації

Найбільш очевидний ознака, по якому можуть бути класифіковані всі системи управління підприємством ERP, - це масштаб організації, де вони можуть бути застосовні. З цієї точки зору в залежності від числа робочих місць прийнято виділяти рішення для:

• Великих корпорацій (понад 10 тис. Чол.).
• Середніх корпорацій (від 1 тис. До 10 тис. Чол.).
• Середніх підприємств (від 100 до 1 тис. Чол).
• Малих підприємств (менше 100 чол.).

Важливим ознакою систематизації таких інформаційних продуктів є функціональність. Залежно від реалізованого обсягу виконуваних завдань існує наступне загальноприйняте розподіл на:

• Великі інтегровані.
• Середні інтегровані.
• Фінансово-управлінські.
• Локальні.

Локальний варіант зазвичай являє собою уніфікований коробковий інформаційний продукт вузької спрямованості, володіє порівняно невеликою загальною вартістю. Найчастіше він охоплює один або кілька блоків в області фінансів організації або її облікового діяльності. Такі системи підходять для невеликих виробничих або торгових фірм.

Фінансово-управлінська система управління підприємством може бути використана в основному в невиробничих організаціях, головним чином торгових або працюють в сфері надання послуг. Крім фінансових і облікових, тут задіяні також модулі управління логістикою.

Інтегровані інформаційні системи в залежності від масштабу цільового об`єкта можуть бути середніми або великими. Вони охоплюють всі бізнес-процеси корпоративних структур, а саме взаємодія з постачальниками і споживачами, виробництво кінцевого продукту, потоки матеріалів і фінансів, відносини з персоналом, постачання, зберігання і збут, реалізація проектів і багато інших.

Сучасний ринок ERP-систем

Всі представлені сьогодні на вітчизняному ринку програмні продукти можна розділити на дві основні категорії: вітчизняного та імпортного виробництва. Відмінності між ними полягають не тільки в місці створення, але і в функціональних можливостях.

Потужні західні розробки служать еталонами того, що прийнято називати системами класу ERP. Яскравими прикладами таких є продукти фірм SAP, Oracle, PeopleSof, SAGE, Baan, Microsoft Business Solution. Всі вони можуть застосовуватися на цільових об`єктах будь-якого рівня, в тому числі і дуже великих. Однак їх використання російськими компаніями може бути часто утруднено через можливе виникнення наступних проблем:

• Неготовність підприємств до серйозної реорганізації існуючих бізнес-процесів. Масштаб таких змін перебільшити складно. Бізнес-процеси іноземних систем управління підприємством кардинально відрізняються від тих, які прийнято використовувати в нашій країні.
• Недостатня кількість фахівців, здатних з належним рівнем якості реалізувати проект запровадження імпортного ERP-системи в Росії.
• Висока вартість використання таких рішень.

Незважаючи на загальне відставання від західних аналогів, сучасні російські розробки поступово нарощують свій функціонал. Вони повністю адаптовані до роботи вітчизняних підприємств. І можна буде успішно впроваджувати, якщо в конкретному випадку не потрібно широкого охоплення бізнес-процесів, а досить лише налагодити облік за деякими напрямками діяльності за допомогою ERP-системи. Приклади передових вітчизняних розробок - це продукти компаній 1C і «Галактика».

Погляд в майбутнє - ERP II

Розгромна замовна стаття деякий час назад концепція ERP II стала результатом вдосконалення методології ERP. Планування ресурсів підприємства і управління ними залишаються тут в числі основних завдань. Однак бурхливий розвиток Інтернету, що ініціювала зародження нової методології, наклало свій відбиток, зробивши і традиційний бізнес частково електронним. ERP II являє собою поєднання класичної системи управління підприємством зі специфічними рішеннями мережевої комерції.

Тепер стало надзвичайно важливо взаємодіяти зі своїми контрагентами по мережі. Для цього існує два важливих напрямки: управління ланцюгами поставок і відносинами з клієнтами. Внутріфірмова інформація перестає бути лише такий, виходить у зовнішнє середовище і стає основою співпраці з іншими суб`єктами бізнесу. Нова концепція в такому випадку формулюється як управління ресурсами і зовнішніми відносинами підприємства. Крім ідейної переорієнтації, системи ERP II отримали власні технологічні особливості.

Вирішення питання вибору системи

Вибір програмного забезпечення такого рівня - процес надзвичайно відповідальний. Невірно прийняте рішення з цього питання, особливо для масштабних проектів, може спричинити за собою значні часові та грошові витрати при відсутності очікуваного результату.

Ефективне впровадження масштабної системи, яка, наприклад, повинна забезпечувати результативне управління виробничим підприємством, в обов`язковому порядку вимагатиме від нього реінжинірингу бізнес-процесів. Важливо не допустити ситуації, при якій по завершенні процедури впровадження програми вона б здійснювала збір невикористовуваних даних або не вирішувала б потрібних завдань. З цієї причини краще для реалізації проекту запросити до співпраці зарекомендувала себе в цій справі команду експертів.

Існує певний перелік критеріїв, на підставі яких проектною командою за погодженням з адміністрацією цільової компанії може бути прийнято оптимальне, економічно вигідне рішення з питання вибору програмного продукту:

• Відповідність технічних і функціональних можливостей системи основних цілей роботи підприємства.
• Сукупна вартість володіння повинна уміщатися в виділений для цих цілей бюджет. Крім витрат на покупку системи, сюди входять експлуатаційні та інші види непрямих витрат.
• Впроваджувана інформаційна система ERP-класу повинна відповідати всім загальноприйнятим технічним вимогам, а значить, бути масштабованої, надійної, стійкої до можливих збоїв, мати засоби антивірусного і антіхакерской захисту.
• Постачальником повинні гарантуватися подальший супровід та підтримка встановленого програмного забезпечення.

Процес впровадження систем класу ERP

Впровадження ERP-систем на підприємствах супроводжує реалізацію на них однойменних стратегій. Ця процедура в залежності від масштабів цільового об`єкта зазвичай триває від декількох тижнів до декількох років. Займатися впровадженням організація може своїми силами або скористатися допомогою спеціалізуються на цьому компаній. Можна виділити основні етапи цього процесу:

1. Первинна організація. Тут необхідно визначити стратегічні цілі, завдання і позначити очікуваний ефект від впровадження для конкретної організації. На підставі цих даних можна буде скласти технічний план проекту.
2. Розробка проекту. На цьому етапі відбувається аналіз поточної діяльності організації: стратегії її просування, бізнес-процесів. На підставі його результатів будується модель системи, а в робочий план вносяться відповідні уточнення.
3. Виконання проекту. Оскільки правила ведення бізнес-процесів диктує впроваджувана ERP-система, тут відбувається їх перетворення відповідно до уніфікованим вимогам. У разі необхідності здійснюється розробка звітних форм і алгоритмів перенесення даних з використовуваних перш облікових програм. Якщо на попередніх етапах виявлена недостатність функцій системи для об`єкта, здійснюється її доопрацювання. На закінчення проводиться навчання користувачів і попереднє тестування.
4. Пуск в експлуатацію. У процесі використання відбувається виявлення і усунення можливих помилок і неполадок.

Система управління ERP-класу сьогодні - не просто встановлюється на всі комп`ютери в організації копія дорогого програмного забезпечення, але і основна рушійна сила перспективної бізнес-стратегії. Вибір її повинен здійснюватися на підставі існуючих потреб і можливостей цільового об`єкта. Від правильності прийнятого рішення і виконання кроків подальшого впровадження залежить подальший успіх всього бізнесу в цілому.

Статті схожі на "Що таке erp-система? Планування фінансових ресурсів підприємства"

Планування прибутку і рентабельності підприємств на основі використання нематеріальних ресурсів

Організація систем управління організацією - запорука ефективної діяльності суб`єкта

Комплексний економічний аналіз

Методи і функції управління в менеджменті